A transformação digital causou enormes mudanças na forma como as organizações funcionam. Isso significa que é preciso usar o potencial das tecnologias atuais para criar novas formas de negócios e valor para o cliente. Nesse sentido, uma vez que você já fez uma análise de investimentos e optou por executar um projeto, agora é hora de entender como fazer a sua gestão.
Afinal, técnicas modernas e eficazes requerem habilidades capazes de aumentar a probabilidade de sucesso das demandas com prazo limitado. As melhores práticas incluem o estabelecimento de responsabilidades claras, a definição de objetivos, planejamento, entre outros.
Neste artigo, vamos apresentar a definição de gestão de projetos, qual a sua importância, principais metodologias utilizadas e dar dicas de como ele deve ser feito. Para entender um pouco mais, continue a leitura!
O que é Gestão de projetos?
É a aplicação de processos e princípios específicos para iniciar, planejar, executar e gerenciar a maneira como novas iniciativas ou mudanças são implementadas dentro da empresa.
Os projetos são tipicamente operações únicas, conduzidos para atender às metas determinadas. Como exemplos, podemos citar o desenvolvimento de software para aumentar a produtividade dos colaboradores, a construção de prédio ou o design de um site para diminuir o volume de chamadas da organização.
A lista é grande, mas todos exigem uma equipe de pessoas responsáveis por diferentes aspectos da entrega. Os principais componentes da gestão de projetos são:
- tempo: a duração pretendida do trabalho;
- custo: o orçamento alocado para o trabalho;
- escopo: quais inovações ou mudanças serão entregues pelo projeto:
- qualidade: o padrão do resultado do projeto.
Aumentar ou diminuir qualquer um desses elementos afeta os outros. Por exemplo, reduzir o tempo alocado para concluir o projeto é algo que pode baixar a quantidade de trabalho. Nesse caso, a qualidade e o custo ficam comprometidos.
Por que a gestão de projetos é tão importante?
Gerenciar projetos é muito mais que rastrear prazos e definir o orçamento. É assumir o controle do começo ao fim, garantir que as iniciativas e metas estejam estrategicamente alinhadas, o apoio das partes interessadas e fazer com que todos estejam alinhados no mesmo propósito.
E, para saber mais por que a gestão de projetos é importante, confira uma lista de motivos que explicam melhor a relevância.
Clareza dos objetivos
Sem um gerenciamento eficaz do projeto, as equipes normalmente começam a trabalhar sem a definição do plano. Por outro lado, quando os membros compreendem o foco e os objetivos desde o início, os processos progridem sem qualquer confusão ou caos. Boa parte da batalha já está ganha se você iniciar um projeto da maneira certa. Pense nisso.
Planejamento de projeto realista
É possível entregar projetos com sucesso quando as expectativas certas são definidas em relação ao que pode ser oferecido, quando e por quanto. Caso contrário, um projeto está praticamente condenado se houver estimativas orçamentárias vagas, prazos irrealistas e expectativas falsas de entrega.
Utilização máxima de recursos
O uso da metodologia correta ajuda a entender como utilizar os recursos para a melhor vantagem do projeto. Por exemplo, projetos de pequena e média escala podem funcionar melhor com uma abordagem ágil, enquanto os de grande escala podem demandar a abordagem tradicional de gestão de projetos.
Gerenciamento de riscos
É muito comum iniciar um projeto com a estratégia mais inteligente, mas não reconhecer os riscos potenciais que prejudicam o progresso geral. Com um gerenciamento eficaz e o apoio do gerente de projetos certo, sempre é possível ficar um passo à frente de riscos e ameaças indesejados.
Controle de qualidade
A gestão de projetos é importante para identificar, gerenciar e controlar a qualidade do que está sendo entregue. Afinal, as pessoas são cobradas para que cumpram as diretrizes, prazos, orçamentos, padrões de conformidade e controle de qualidade do projeto.
Performance
Também dá para dimensionar o alto desempenho e desenvolver as melhores práticas da equipe. Por meio de dados e aprendizados de projetos anteriores, é possível identificar onde os colaboradores estão se destacando e o que precisa ser melhorado.
Quais são as principais metodologias utilizadas?
Agora que você sabe o que é e qual a importância do gestão de projetos, conheça algumas das principais metodologias aplicadas.
Agile
É uma metodologia comum de gerenciamento de projetos baseada em melhorias rápidas e contínuas. Originalmente popularizada por desenvolvedores de software, a técnica foi adotada por muitos tipos de equipes e setores.
O Agile usa sprints (ciclos curtos de projeto) para liberar continuamente aprimoramentos em produtos ou serviços. A flexibilidade dos sprints permite alterações de última hora e pode resultar em uma entrega de maior qualidade. O modelo é adequado para equipes que precisam de flexibilidade e velocidade.
Scrum
Enquanto o Agile é mais um conjunto de princípios orientadores, o Scrum trabalha dentro da estrutura do Agile para fornecer um conjunto específico de regras para o gerenciamento de projetos. Isso inclui processos para identificar tarefas, recursos, datas de conclusão etc.
É um método iterativo amplamente usado na indústria de software para desenvolvimento de produtos, mas também pode ser aplicado a projetos menores que envolvem um alto nível de produtividade. É perfeito para entregas rápidas, com ciclos de feedback e mudanças responsivas.
A colaboração estreita é o elemento principal dessa abordagem: as equipes trabalham em sprints e têm reuniões curtas diariamente para relatar o progresso. Cada sprint deve produzir um produto utilizável.
FDD
O Feature Driven Development (FDD) ou Desenvolvimento Guiado a Funcionalidades é muito escalável, utilizado tanto em equipes pequenas quanto grandes e multifuncionais, pois tem o cliente como foco. Os recursos são divididos em partes menores e versões iterativas regulares.
Isso facilita o rastreamento e a correção de erros de codificação, reduz os riscos e permite fazer uma rápida recuperação para atender às necessidades do cliente. Ele é adequado para projetos de longo prazo que mudam continuamente e adicionam recursos em interações regulares e previsíveis.
Enquanto o Scrum faz reuniões diárias para se comunicar, o FDD usa a documentação. Com o Scrum, o gerente de produto é geralmente considerado o usuário final. Com o FDD, o cliente é o usuário final. Considere usar esse método se o seu projeto ficar muito grande e complexo para que equipes de scrum menores lidem efetivamente com a quantidade de trabalho.
XPM
O Extreme Project Management (XPM) é usado para executar projetos complexos que não têm um ponto final fácil de entender. Está um pouco relacionado ao Gerenciamento Ágil de Projetos, mas com estilo completamente diferente.
Ele é um método de desenvolvimento e gerenciamento iterativo e incremental. Aqui, o desenvolvimento acontece em ciclos mais curtos de 2 a 6 semanas. Cada iteração fornece um recurso concreto e funcional que as partes interessadas podem usar.
O XPM deve ser usado onde as demandas são altamente imprevisíveis, desconhecidas e sempre mudam. Em tal situação, não é possível preparar um plano formal que defina as restrições de escopo, tempo e custo antecipadamente.
Kanban
Inventado pela Toyota em 1953, o Kanban é uma metodologia que move tarefas ao longo dos estágios de um fluxo de trabalho definido na linha de montagem. Essa metodologia é um subconjunto do Agile, mas é mais flexível, com a eficiência sendo o objetivo principal.
Ela usa uma exibição de “quadro” para mapear e visualizar o progresso da equipe nas tarefas. Há um fluxo contínuo de trabalho, com os pedidos em atraso sendo resolvidos por ordem de importância.
O Kanban é ideal para equipes que precisam de produção constante em um projeto e desejam maximizar a eficiência. A estratégia é popular entre as equipes de desenvolvimento de produtos e as montadoras.
Como fazer gestão de projetos na empresa?
Nós selecionamos as principais práticas de gestão para você saber por onde começar a sua estratégia.
Entenda o fluxo do projeto
A primeira coisa a fazer é estabelecer uma base sólida. Para isso, é necessário identificar os clientes, as partes interessadas e entender seus interesses e expectativas em relação ao projeto.
O próximo passo é desenvolver um plano no qual as funções e responsabilidades do trabalho sejam claramente definidas. Portanto, defina metas e os objetivos para melhor compreensão, estabeleça critérios de sucesso mensuráveis e rastreáveis para garantir que as ações sigam o caminho certo.
Escolha a metodologia ideal
Existem muitas metodologias disponíveis e, como vimos, nem todos os projetos podem ser executados com qualquer uma delas. A primeira decisão que a equipe do projeto deve tomar é decidir qual a mais adequada.
Antes de tomar a decisão, responda a estas perguntas:
- Como a sua empresa está estruturada?;
- Quais são os seus objetivos?;
- Quais os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu negócio?;
- Quem são seus principais clientes?;
- Como cada metodologia arrisca o sucesso dos projetos?;
- Quão complexo é o projeto?;
- Qual é o tamanho e o custo do projeto?;
- Infraestrutura, tecnologias e processos internos suportam a metodologia?
Depois de avaliar esses fatores, identifique os drivers específicos do projeto para que você possa encontrar a melhor opção, como: aspectos da qualidade, entregas, limitações do orçamento etc.
Mantenha uma comunicação ampla
Para executar um projeto sem problemas, é necessário que haja uma comunicação eficaz e consistente entre as partes interessadas e os clientes. Também é importante comunicar novas mudanças aos membros da equipe para evitar surpresas desagradáveis.
Portanto, garanta que as linhas de comunicação entre você e os outros estejam sempre abertas. Verifique se eles têm as informações necessárias para tomar decisões e prosseguir com o projeto. Os relatórios de status são uma boa maneira de manter o grupo alinhado.
Gerencie efetivamente seu tempo
Se você tentar executar um projeto sem um plano, passará mais tempo ao longo do processo decidindo o que precisa ser feito ou refazendo coisas que já foram trabalhadas por outras pessoas.
Por outro lado, a criação antecipada de um roteiro completo atua como um guia para o projeto e elimina os desperdícios de tempo comuns que, de outra forma, seriam encontrados.
Além disso, a comunicação também faz parte de um aspecto importante do gerenciamento de tempo. Atrasos são alguns dos maiores problemas relacionados. Para combater isso, lute para manter as equipes ativamente envolvidas em todas as etapas do trabalho, a fim de manter a pontualidade.
Evite ser multitarefa
Embora fazer várias coisas ao mesmo tempo pareça a melhor maneira de realizar muito em uma fração de tempo, existe um enorme problema: a multitarefa não funciona. De fato, nosso cérebro não está preparado para lidar com mais de uma ou, no máximo, duas atividades complexas ao mesmo tempo.
Isso porque a produtividade cai, uma vez que a sua atenção está focada em demandas diferentes. Em vez de agir assim, aprenda a delegar tarefas e reduza interrupções de todos os tipos para melhorar o foco e aumentar a eficiência. Essas ações reduzem a frequência de distúrbios que podem forçá-lo a dividir sua atenção.
Faça testes automatizados
Para garantir o sucesso do gerenciamento de projetos, as entregas devem ser testadas em cada etapa crítica. Fazer isso fornece uma boa ideia se o projeto está ou não como foi planejado.
As entregas de teste são importantes para determinar se está atendendo ou superando as expectativas. Se alguma falha for encontrada, medidas corretivas podem ser tomadas imediatamente para trazer a normalidade de volta aos trilhos.
No final, é sempre bom realizar uma revisão exaustiva do projeto. Não estamos apenas falando sobre examinar o produto acabado e garantir que todos os objetivos, necessidades e tarefas sejam concluídos.
Em vez disso, você precisa examinar todas as fases, avaliar cada sub-fase e executar a introspecção de suas habilidades de gestão de projetos. Assim, é possível saber se existe possibilidade de fazer melhorias.
Conte com apoio especializado
Você já iniciou um projeto que tinha certeza de que seria um enorme sucesso, mas nunca alcançou o potencial esperado porque os prazos foram perdidos ou o orçamentos faliu? É aqui que o valor de uma boa consultoria de finanças, por exemplo, se torna claro.
Tempo é o recurso mais valioso para qualquer gestor se concentrar no fluxo das operações do negócio. Nesse sentido, buscar parceria de uma empresa especializada para realizar atividades administrativas, como um BPO Financeiro, é uma excelente alternativa para você ter foco total naquilo que está desenvolvendo, além de ter controle preciso dos custos que estão incorrendo e da lucratividade do projeto.
Com registros mais claros e organizados de como o seu projeto está progredindo, você ganha uma compreensão mais profunda de onde os recursos estão sendo gastos, o que precisa priorizar, quando, como e se corre o risco de sair da pista. Dessa forma, você aumenta substancialmente as chances do seu projeto ser um sucesso sem sair do orçamento previsto.
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