Quer aprender como fazer o fluxo de caixa da sua empresa de uma vez por todas e esclarecer as suas dúvidas?
Independente do tamanho da sua empresa, poder controlar todos os recursos que entram e que saem é vital para gerenciar um negócio. Sem isso, a empresa é como um barco à deriva, sem bússola e com uma tripulação que não faz a mínima ideia para onde está indo.
Para que esse não seja o seu caso, vamos mostrar como montar esse acompanhamento tão simples, mas tão necessário, o que registrar, como avaliar e como evitar cometer os erros mais comuns.
Como Fazer Fluxo de Caixa: Entenda cada item
Antes de mais nada, vamos entender o que significa cada item que compõe uma planilha de fluxo de caixa.
Para começar a fazer o fluxo de caixa, você precisará agrupar as suas receitas e despesas em categorias para simplificar a sua percepção em relação à movimentação financeira da empresa. Isso é o que chamamos de plano de contas.
Essa categorização permite que você gerencie o seu negócio sabendo exatamente de onde estão vindo as maiores rentabilidades, por exemplo, assim como compreendendo quanto está gastando em cada área, para corrigir eventuais desvios.
Créditos
Os créditos são as suas receitas, ou seja, o dinheiro que entra. Você deve dividi-lo pela origem das receitas.
Por exemplo: você tem uma confeitaria, com duas sedes e vendas pelo IFood. Na hora de montar a sua planilha, em créditos, você deve dividir: loja A, loja B e IFood.
Existem também outras formas de entrada de dinheiro, que podem ser incluídas, se for o seu caso: empréstimos, capital de novos sócios, recebimento de duplicatas, etc.
Débitos
Os débitos são as suas despesas, isso é, a forma como o dinheiro sai. A lista de débitos costuma ser bem mais extensa que a lista de créditos. Isso é normal.
Nos débitos devem entrar aluguel, energia, telefonia (fixa e móvel), internet, salários, pró labore, impostos e taxas, aquisição de equipamentos, manutenção, seguros, alimentação de funcionários, despesas com material de limpeza, material de escritório, etc. Esses são apenas exemplos, mas você deve adaptar de acordo com a realidade do seu negócio.
Lucro ou Prejuízo
Ao lado dos itens descritos, sejam de crédito ou de débito, devemos ter duas colunas: o previsto em relação às despesas e receitas de cada uma das categorias elencadas, que é a sua estimativa financeira, e o realizado, que corresponde ao que de fato ocorreu.
E também ao final da lista de créditos devemos ter um valor total, com a somatória de todos os itens, assim como devemos ter o valor total dos débitos. Em seguida, você deve ter o resultado, que nada mais é do que:
receita – despesa = lucro ou prejuízo
Onde:
se o valor for positivo caracteriza-se como lucro (ou geração de caixa), ou
se o valor for negativo, como prejuízo (redução de caixa).
Vantagens de saber como fazer fluxo de caixa
Mais importante do que apenas saber como fazer o fluxo de caixa, é compreender o seu papel como ferramenta gerencial. Isso porque ele permite inferir uma série de informações que subsidiarão a sua tomada de decisão enquanto gestor da empresa, tais como:
- possibilita que você saiba exatamente quanto entra e quanto sai do caixa da sua empresa, evitando que você perca o controle das suas contas;
- permite visualizar todos os pagamentos previstos ajudando, assim, a se programar com antecedência em relação à disponibilidade de dinheiro, evitando dessa forma que você pague multa e juros por atrasos;
- a visão geral das despesas e receitas lhe possibilitará fazer uma análise crítica dos números do seu negócio, facilitando a percepção de possíveis descontroles em áreas específicas, como aumento súbito de gastos em algum item, por exemplo;
- também auxilia a cobrança de títulos a receber, já que torna fácil a identificação de algum atraso de pagamento e consequentemente, agiliza a cobrança, reduzindo assim a inadimplência;
- o gráfico de fluxo de caixa futuro lhe permite visualizar potenciais desencaixes financeiros, possibilitando então que você se adiante renegociando prazos com fornecedores para alterar datas de vencimentos de títulos a vencer ou mesmo negociar empréstimos de forma antecipada, conseguindo as melhores condições e taxas de juros;
- da mesma forma, tratá previsibilidade financeira, pois a empresa poderá se preparar para reduzir as despesas em períodos de baixas sazonais de receitas, se for o caso do negócio, ou criar uma reserva financeira para programar a longo prazo investimentos maiores, como fazer aquela expansão ou adquirir um equipamento, por exemplo.
Como fazer fluxo de caixa: Não cometa esses erros
Agora que você já sabe como fazer o fluxo de caixa, é importante ficar atento para não cometer esses erros:
- não deixe de registrar nenhum gasto, por menor que ele seja. Todas as transações financeiras devem ser computadas, para que você tenha um controle realmente confiável;
- não misture as contas pessoais com as contas empresariais;
- não deixe de atualizar diariamente o seu fluxo de caixa, assim como cuidado com a consistência das informações lançadas. De nada adianta fazer um fluxo de caixa com informações incorretas, seja nos valores lançados ou em categorias erradas;
- é fundamental ser o mais detalhado possível, preenchendo os dados com clareza e de forma completa. Também evite usar categorias genéricas, como “Outras despesas”, que não lhe mostram para onde o dinheiro da sua empresa está indo;
- além de fazer o registro completo, é fundamental reservar um tempo para a análise dos dados registrados;
- tenha indicadores financeiros para acompanhar o desempenho do seu negócio.
Principais Dúvidas ao Fazer Fluxo de Caixa
Devo inserir as despesas e receitas quando elas acontecem ou quando sei que elas irão acontecer?
Essa é uma dúvida comum às pessoas que iniciam seus processos de fluxo de caixa. Existem dois regimes diferentes para o registro das operações financeiras:
- regime de caixa: no regime de caixa, o registro é feito quando o valor em dinheiro efetivamente entra ou sai da empresa. Por exemplo: se você adquiriu um equipamento R$ 3.000,00 em três parcelas, no regime de caixa irá registrar mensalmente cada parcela de R$ 1.000,00, a medida que elas forem sendo pagas. Esse regime costuma ser acompanhado pela tesouraria da empresa.
- regime de competência: já no regime de competência, os valores são registrados no momento da venda ou da geração da despesa, ou seja, do fato gerador, e não da entrada e saída do dinheiro, como no caso anterior. No exemplo acima, seria registrado os R$ 3.000,00 no momento da compra do equipamento. Os eventos registrados no regime de competência costumam ser realizados pela contabilidade.
Como começar a fazer e quando atualizar o Fluxo de Caixa?
O ideal seria começar a fazer o fluxo de caixa assim que as atividades da empresa iniciam. Mas, se você está lendo esse artigo e ainda não começou a fazer o fluxo de caixa da sua empresa, a resposta é hoje.
E não precisa querer resgatar o passado e anotar todas as despesas e receitas desde quando a empresa foi criada, pois será praticamente impossível fazer isso com a acuidade necessária. Simplesmente comece e siga de agora em diante.
Para começar, o ponto zero deve ser registrar o saldo da empresa (tanto o que existe em caixa quanto na conta bancária empresarial). E, então, passe a registrar todas as entradas e saídas a partir de então.
Em relação à atualização, essa deve ser feita diariamente. Sem essa atualização regular, será difícil manter um controle preciso para fornecer todas vantagens que essa ferramenta possibilita à gestão financeira do seu negócio.
Além do acompanhamento diário, é importante que você eleja um período de análise do fluxo de caixa. Esse período pode ser diário, semanal ou quinzenal. É essa análise comparativa entre o período escolhido ao longo do tempo, bem como em relação às previsões anteriores que irão transformar tais dados em inteligência financeira.
E, finalmente, consolide os dados mensalmente para criar um histórico com a curva financeira do seu negócio, fundamental para o seu planejamento financeiro anual.
Qual ferramenta utilizar para fazer o fluxo de caixa?
Esqueça o velho caderninho, pois já temos formas mais simples, ágeis e precisas para que você faça esse trabalho.
Os lançamentos e acompanhamentos do fluxo de caixa da sua empresa devem ser realizados de forma profissional, seja através de uma planilha excel ou através de sistemas de gestão financeira.
Agora, se internamente você perceber que não possui tempo suficiente ou não há na sua equipe uma pessoa que possa realizar diariamente a atualização do fluxo de caixa, você pode contar com um parceiro de BPO Financeiro, como a Valoreasy, e terceirizar toda a gestão financeira do seu negócio.
Agora, se você mesmo deseja fazer o fluxo de caixa da sua empresa, sem problemas! Preparamos uma planilha completa para lhe auxiliar nesse processo que você pode baixá-la aqui:
