O planejamento e o controle financeiro são atividades fundamentais a qualquer empresa que deseje prosperar. Mas, no caso das pequenas empresas, essas atividades têm ainda um papel mais relevante.
Sem um controle financeiro rígido e disciplinado das finanças da empresa, qualquer esforço realizado nas outras áreas podem acabar comprometidos, inclusive afetando a sua lucratividade e até mesmo a sobrevivência do negócio.
Dentre as vantagens de manter o controle financeiro da pequena empresa, podemos citar:
- a segurança de ter as contas da empresa sob controle, sabendo que ela será capaz de realizar todos os seus pagamentos em dia e está preparada para crescer e gerar e manter-se lucrativa ao longo do tempo
- economia gerada pelo fim dos gargalos causados pela desorganização financeira
- a possibilidade da empresa realizar a análise sobre o retorno dos investimentos realizados, para avaliar os resultados do negócio
- tranquilidade na tomada de decisão, já que o gestor pode ter a seu dispor análises fundamentadas para guiar o seu processo decisório
- redução dos riscos, pois cada detalhe do negócio está sendo acompanhado de perto pela gestão com tempo hábil para correções na rota, quando necessário
Controle Financeiro da Pequena Empresa: 5 Atividades Fundamentais
Agora que você viu os benefícios que o controle financeiro pode trazer para o seu negócio, confira as 5 principais atividades que você deve adotar para manter o controle financeiro da pequena empresa em dia:
1. Controle de Caixa
O Fluxo de Caixa é a atividade número um do controle financeira da pequena empresa. As informações sobre entrada e saída de recursos são a base para qualquer análise financeira de uma empresa.
Através desse acompanhamento, será possível compreender os padrões de receitas e despesas para avaliar possíveis desencaixes financeiros e evitar o pagamento de multas e juros por atraso. Além disso, também fornece subsídios para projetar o futuro.
Você pode aprender a fazer o fluxo de caixa da sua empresa aqui.
Na hora de estruturar esse acompanhamento, que deve ser diário e sistemático, é importante seguir algumas orientações fundamentais:
- registre todas as operações, por menor elas que sejam. Também tenha o máximo de rigor possível nesse registro para evitar erros ou inconsistências de informações
- atualize diariamente o fluxo de caixa da sua empresa, para evitar esquecimentos
- seja o mais detalhado possível nos registros
- reserve tempo para analisar as informações registradas, pois isso vai lhe possibilitar monitorar a saúde das suas finanças.
2. Plano de Contas
Além de acompanhar o caixa da empresa, ou seja, todo o dinheiro que entra e que sai, é importante que você estruture, de forma categorizada, as receitas e as despesas da empresa.
Essa categorização é importante para você possa ver os resultados de forma estruturada. Assim você poderá buscar melhorias nas categorias de entradas e saídas que prejudicaram o resultado financeiro da empresa.
O plano de contas é, portanto, o mapa com as fontes de todas as entradas e saídas possíveis da empresa, facilitando a gestão das Contas a Pagar e das Contas a Receber.
Dessa forma, você organiza todos os seus pagamentos e recebimentos, garantindo assim:
- a otimização do tempo, pois você exatamente o que precisa pagar e em qual data, assim como quando vai receber cada pagamento
- mapear os gastos da empresa, sabendo exatamente para onde está indo o dinheiro, pois isso ajudará a lhe dar uma melhor percepção das oportunidades de economia
- acompanhamento dos recebimentos, o que possibilita uma atuação ágil em situações de inadimplência
- conciliar os pagamentos com os recebimentos, evitando assim o pagamento desnecessário de juros por atrasos de pagamento
3. Capital de Giro
Outro controle financeiro fundamental para a empresa empresa é o capital de giro. Ele refere-se a quantia mensal que uma empresa precisa para custear o negócio.
Esse valor vai depender exatamente do ciclo financeiro da empresa, ou seja, a quantidade de dias existente entre o pagamento dos fornecedores e o recebimento dos clientes.
Cada empresa, de acordo com as suas características, possui um ciclo financeiro próprio. E, quanto maior for esse período, mais dinheiro em caixa a empresa precisará ter para operar, ou seja, maior precisará ser o seu capital de giro.
Sem um controle adequado do capital de giro, sua empresa corre o risco de não conseguir pagar suas despesas do dia a dia e ter que apelar para financiamentos bancários para conseguir se manter.
4. Sistema de Gestão para Controle Financeiro
Uma ferramenta que pode ser muito útil no controle financeiro das pequenas empresas é contar com um sistema de gestão financeira ou ainda soluções mais completas como os ERPs, que são os softwares de gestão que buscam integrar todos os processos.
Isso porque, tais sistemas, ao automatizarem processos importantes da gestão financeira, podem emissão de notas fiscais, controle do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber podem facilitar e muito o dia a dia do departamento financeiro de uma empresa simplificando os seus controles financeiros internos.
As principais vantagens de contar com um sistema como esse são:
- fornecer, de forma ágil, as informações necessárias à tomada de decisão e análise dos resultados operacionais da empresa
- obter informações mais confiáveis do que se elas fossem geradas manualmente
- trazer uma visão geral para o controle financeiro da sua pequena empresa, já que considera todas as informações a partir de uma visão global
5. Terceirização da Gestão Financeira
Talvez a maneira mais prática e eficiente de ter o controle financeiro da pequena empresa é terceirizar a gestão financeira para um empresa de BPO Financeiro especializada.
Esse é um caminho especialmente interessante quando o gestor não possui tempo, equipe dedicada a área financeira, ou ainda a expertise necessária para gerir os processos financeiros internos.
Deixar o controle financeiro da empresa “nas mãos de quem entende do assunto” acaba sendo, portanto, uma economia de tempo e de dinheiro para o empreendedor, uma vez passa a contar com o know how de analistas que poderão:
- otimizar os processos financeiros, inclusive em relação a oportunidades de redução de despesas e incremento de despesas, aumentando os resultados da empresa
- monitorar a empresa através de indicadores financeiros
- fornecer para o gestor todas as informações necessárias para que ele possa conduzir sua empresa para um crescimento sustentável, alicerçado em bases sólidas
Gostou das dicas e gostaria de saber mais sobre a possibilidade de terceirizar as atividades do seu financeiro para ter um controle perfeito?
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