Muito se fala atualmente nas vantagens que a implementação de um sistema de gestão financeira pode trazer para uma empresa, destacando-se entre os benefícios mais mencionados a agilidade nas informações e otimização de tarefas, dentre outros.
Mas, uma pergunta que pode passar pela sua cabeça é: “Será que um sistema de gestão financeira é o suficiente para resolver meus problemas? Quais as reais vantagens que essa ferramenta poderá trazer para a minha empresa? Qual é o momento de contratar um ERP financeiro?”.
Se estas questões pairam sobre a sua cabeça, esse artigo foi feito para lhe ajudar a tomar uma decisão.
Sistema de Gestão Financeira e ERP: qual a diferença?
Antes de mais nada, vamos diferenciar sistema de gestão financeira e ERP (ou Enterprise Resource Planning, em inglês).
Enquanto os sistemas de gestão financeira são ferramentas para automatizar diversos processos inerentes à área financeira da empresa, tais como a gestão do fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber, emissão de notas fiscais e uma infinidade de atividades do dia a dia do departamento financeiro, os ERP são soluções mais completas que integram outras áreas além do financeiro, como estoque, vendas, dentre outras.
Sistema de Gestão Financeira: como saber se minha empresa precisa de um?
Como primeiro passo, sugerimos uma auto análise. Alguma das dificuldades listadas abaixo fazem parte das suas preocupações diárias enquanto gestor?
- você tem dificuldade de obter as informações necessárias, com agilidade, para tomar decisões e analisar os seus resultados
- falta confiabilidade nas informações geradas de forma manual
- falta de uma visão global da empresa, pois os controles são realizados em ferramentas separadas
Se você identificou na listagem acima algumas das dificuldades que enfrenta, é muito provável que um sistema de gestão financeira ajude a otimizar os processos da sua empresa, trazendo mais agilidade e eficácia à sua tomada de decisão.
Isso significa que possivelmente chegou a hora de dizer adeus às intermináveis planilhas de excell e controles em pilhas de papel e modernizar a forma de fazer a gestão financeira da sua empresa. Mas, como fazer isso?
Sistema de gestão financeira: como escolher?
Sabemos que a decisão por implementar uma nova tecnologia na empresa, como contratar um sistema de gestão financeira, pode ser bastante desafiadora.
É um investimento importante, com um relevante custo de implementação a ser considerado, tanto em relação ao valor de utilização do software, quanto ao tempo que você levará para alimentar o sistema com informações.
Além disso, há uma infinidade de sistemas disponíveis no mercado hoje, tornando essa escolha ainda mais complexa.
Para definir qual ERP financeiro contratar, você precisa saber muito bem o que deseja para conseguir encontrar a solução que melhor atenda às suas necessidades e às peculiaridades do seu negócio.
Dentre os critérios que você deve levar em consideração na hora de escolher o seu sistema de gestão financeira, destacamos:
- as particularidades da sua empresa, como tamanho, o seu ramo de atividade e, principalmente, quais são as suas maiores dificuldades.
- a acessibilidade do sistema, lembrando que ele existe para facilitar a sua vida e não para complicar as coisas. Verifique se a plataforma é acessível em nuvem e se é visualmente convidativa através de uma navegação simplificada. Dica: vários softwares oferecem um período de experimentação que pode ser interessante para essa análise.
- o grau de dificuldade de implementação do novo sistema.
- a existência de suporte técnico e disponibilidade de atualizações .
- a reputação da empresa contratada. Inclusive vale a pena conversar com alguém que já tenha contratado e usa o sistema para receber um feedback.
- a possibilidade de incluir projeções financeiras anuais.
- e finalmente, a suficiência de relatórios disponíveis.
Principais Sistemas de Gestão Financeira do Mercado: Qual escolher?
Atualmente o mercado possui dois segmentos distintos para sistemas de gestão financeira: aqueles voltados para as grandes empresas e os destinados às pequenas e médias.
Dentre as opções para as grandes empresas destacam-se o TOTVS, Oracle e SAP. Como o foco desse artigo são as micro, pequenas e médias empresas, vamos conhecer alguns dos melhores ERP financeiros do mercado?
Conta Azul
O Conta Azul é um dos sistemas mais populares no mercado atualmente. Além de contar com uma interface muito intuitiva e amigável, ele consegue acompanhar, além da gestão financeira do seu negócio, diversas outras áreas da sua empresa, tais como: vendas, cadastros de clientes e controle de estoque.
O gestor pode ter acesso a um painel geral que mostra de forma simplificada em uma única tela dados gerenciais como o fluxo de caixa, quanto tem a pagar e quanto tem a receber diariamente, dados bancários, que podem ser importados e sincronizados com o sistema, dentre outros indicadores.
Além disso, o sistema permite a visualização de relatórios específicos:
- fluxo de caixa diário e mensal
- faturamento e serviços por cliente
- giro de estoque
- produtos mais vendidos
- relatórios de despesas e relatório de vendas
- análise dos recebimentos e análise dos pagamentos
- DRE gerencial
- e posição de contas diário
Tudo isso podendo ser consultado de qualquer lugar, sempre a mão do gestor, pois além da versão para computadores, a ferramenta possui uma versão para smartphone ou tablet.
Destacamos ainda como vantagens da ferramenta:
- a integração entre você e o seu contador por meio do sistema, simplificando o envio de documentação;
- a possibilidade de emissão de notas fiscais e boletos bancários através do próprio sistema, inclusive de nota fiscal eletrônica ao consumidor, para pequenos comércios.
O Conta Azul possui quatro diferentes modalidades de pagamento, que variam de acordo com as funcionalidades e limites de emissão mensal de notas fiscais e boletos bancários, com preços variando entre R$ 89,90 e R$ 249,90.
Bling
Assim como o Conta Azul, o Bling é um SaaS (Software as a Service), ou seja, funciona totalmente na nuvem, sem a necessidade de instalação de nenhum software no computador.
Dentre as principais vantagens do Bling, destacam-se:
- a integração de todas etapas do seu sistema de vendas, passando pelo pedido, baixa no estoque, lançamento no contas a receber até a emissão de nota fiscal;
- o controle de comissões de vendas, separadas por vendedor
- a emissão de notas fiscais de forma fácil, já que o sistema armazena os dados dos clientes. O cálculo dos impostos também é feito de forma automática.
Ele também é uma ótima opção para quem possui loja virtual porque ele possui total integração para e-commerce. Isso significa que ele recebe os pedidos e envia automaticamente a nota fiscal para o consumidor. O sistema também está integrado ao Sigep Web dos Correios, facilitando a logística de entrega de produtos e também já deixa a etiqueta do envio via PAC ou SEDEX prontinha, com o código de barras.
Os planos variam de R$ 25,00 a R$ 100,00, mensais, principalmente devido, além das funcionalidades, ao espaço de armazenamento de dados no sistema e à quantidade de usuários permitida.
Keruak
A proposta principal do Keruak é ser uma solução de sistema de gestão financeira muito simples. Todas as funcionalidades do sistema estão previstas para oferecer uma interface onde o gestor possa, facilmente, ter acesso às suas informações financeiras apresentadas de forma descomplicada.
Dentre as vantagens da proposta, destacam-se:
- os relatórios financeiros podem ser personalizados para atender às necessidades específicas da sua empresa.
- o sistema permite emitir boletos, notas fiscais e enviá-los diretamente para os clientes através de email ou WhatsApp.
- pode-se criar de propostas para clientes dentro do próprio sistema, utilizando os contatos dos clientes e o banco de dados dos produtos já cadastrados.
- também possibilita cadastro ilimitado de usuários, o que facilita as coisas quando vários colaboradores precisam acessar o sistema.
A diferença nas cinco opções planos de pagamento está nas funcionalidades do aplicativo, bem como no acesso simultâneo de usuários dentro do sistema (que variam de R$ 29,99, com 1 usuário, até R$ 299,99, com 20 usuários simultâneos).
O Keruak também é um sistema 100% na nuvem e pode ser acessado através de uma versão mobile.
Nibo
O Nibo é um sistema de gestão financeira que promete trazer eficiência para as empresas, ao automatizar processos de forma prática.
Entre as principais funcionalidades estão:
- emite notas fiscais, boletos e permite acompanhar a projeção e a execução do fluxo de caixa
- concilia automaticamente os dados bancários (vantagem exclusiva para contas dos bancos Santander e Bradesco)
- permite integração contábil, bem como com outros sistemas de ERP, CRM, e-Commerce e vendas.
Os relatórios proporcionam, ao mesmo tempo, um painel para acompanhamento da evolução das métricas financeiras mensais, bem como a comparação com o que fora projetado em um planejamento orçamentário dentro do próprio sistema. Ele também possibilita ajustar as projeções financeiras, adequando-as à realidade da empresa.
O Nibo tem também a possibilidade de uma Conta Digital, parceria com o PJBank, para realização de transferências, pagamentos de contas e salários dos funcionários.
Os seus preços variam entre R$ 69,00 e R$ 259,00 mensais, com planos de desconto para assinaturas semestrais e anuais.
Omie
O Omie é um ERP completo que funciona totalmente online e integra a gestão financeira (incluindo contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária e fluxo de caixa) com a gestão do estoque, a gestão de contratos e as ordens de produção.
O sistema, dentre as suas diversas possibilidades, garante:
- a emissão de notas fiscais e boletos ilimitados
- gestão por projeto e por centro de custo
- integração bancária, integração com o Office e com diversos APIs
- número ilimitado de usuários
- antecipação de recebíveis
- cumprimento das obrigações fiscais e contábeis
- emissão de relatórios integrados, que também podem ser personalizados
- além de estar integrado a uma conta digital, o Omie Cash.
A precificação do Omie é proporcional ao tamanho da empresa. Para as microempresas o valor do sistema é de R$ 49,00 ao mês, já as empresas enquadradas no Simples Nacional pagam R$ 49,00 e R$ 539,00 mensais, e finalmente o plano para as demais empresas varia entre R$ 359,00 e R$ 1.499,00 mensais, sempre dependendo do faturamento.
Quickbooks
O Quickbooks, antigamente chamado de Zero Paper, é um sistema de gestão financeira na nuvem conhecido por sua simplicidade e objetividade, ou seja, foca no que é mais importante para a gestão financeira do seu negócio.
O sistema permite enviar emitir e enviar boletos e notas fiscais para os clientes, realizar a conciliação bancária, saber quais boletos já foram pagos e quais estão em aberto, dentre outras funcionalidades.
O diferencial do sistema está nos relatórios que ele fornece. Ele possibilita acompanhar as contas da empresa e as projeções financeiras (uma vez que ele permite a elaboração de um planejamento orçamentário anual) de forma simples, com gráficos e um design atrativo. Ele também emite relatórios personalizados e avançados, além do DRE.
Além disso, no Quickbooks é o usuário quem decide como irá organizar os dados, ou seja, separar as despesas por categoria e controlar os recebimentos por cliente, por projeto ou por competência.
Ele possui três opções de planos, todos na nuvem: um no valor de R$ 49,00 ideal para microeempresas e profissionais liberais, outro no valor de R$ 69,00 voltado para MEIs, e finalmente um terceiro plano no valor de R$ 129,00, para pequenas e médias empresas.
Sistema de Gestão Financeira: um alerta
Agora que você já sabe como escolher o sistema de gestão financeira mais adequado para a sua empresa é importante ter em mente que ele, por si só, não vai resolver todos os seus problemas.
Por isso reforçamos que, antes de qualquer coisa, você precisa avaliar quais são as suas principais necessidades.
O ERP financeiro é apenas uma ferramenta que pode ajudar a otimizar os processos, mas não proporcionará efeitos se não for constantemente alimentado e exportados os seus relatórios para uma boa análise.
Para usufruir ao máximo do potencial dessa ferramenta é preciso que ela seja devidamente alimentada com as informações corretas e que a gestão consiga analisar e utilizar os dados gerados para tomar decisões.
O resultado, portanto, sempre dependerá das pessoas que estão por trás dos sistemas e o ideal é separar algumas horas do seu dia ou um profissional exclusivo para fazer essa alimentação e acompanhamento.
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