Ter clareza de como fazer o fluxo de caixa do jeito certo na sua empresa é essencial antes de colocar esse processo em andamento ou até mesmo se você está investindo em melhorar o financeiro da empresa agora.
A falta de administração e monitoramento correto das entradas e saídas da empresa, especialmente nas pequenas e médias empresas, é uma das principais causas de falência nos primeiros anos do negócio.
Conhecer quanto dinheiro a empresa tem em caixa é uma informação que deve estar sempre atualizada para que o controle financeiro permaneça em ordem.
Se você quer ter uma empresa de sucesso, continue lendo este artigo e descubra o que é e quais são os 10 passos para fazer o fluxo de caixa da sua empresa do jeito certo. Também estamos disponibilizando uma planilha gratuita de fluxo de caixa para te ajudar na sua gestão empresarial. Continue lendo!
O que é fluxo de caixa?
Resumidamente, o fluxo de caixa é uma ferramenta que controla tudo que acontece nas finanças de uma organização. Permitindo gerenciar as movimentações, viabilizando um planejamento mais estratégico e com dados coerentes para assegurar um bom funcionamento da operação.
Por isso, é essencial registrar tudo, mesmo as transações de valores baixos, que por mais insignificantes que pareçam, podem refletir em pequenas falhas de registro e prejudicar todo seu planejamento.
A organização dos dados também é crucial para um bom monitoramento das informações. Portanto, estabeleça uma visão diária, semanal ou no período que mais fizer sentido na sua rotina empresarial, para verificar as transações, saldos e definir metas e projeções futuras.
10 passos para fazer o Fluxo de Caixa da empresa do jeito certo
Agora que você já sabe o que é e pra que serve o fluxo de caixa, chegou a hora de conhecer o passo a passo para fazer corretamente o controle do fluxo de caixa da sua empresa e manter a gestão financeira em dia e sobrar dinheiro no caixa no final do mês.
1- Identifique suas despesas
Liste todas as despesas, os custos fixos e variáveis. Lembrando que os fixos são: aluguel, salários, conta de luz, de água, impostos.
Já os variáveis são aqueles que se alteram conforme a produtividade e/ou vendas aumentam ou diminuem, como por exemplo: custos com matérias primas, insumos, comissões, manutenção de equipamentos, entre outros.
2- Verifique o dinheiro em caixa
O próximo passo é saber quanto de dinheiro a empresa possui em caixa. Assim sendo, você deve considerar os custos dentro do período avaliado, como o mês, e diminuir o valor do dinheiro que deve entrar nesse período de tempo. Considere também as demais receitas que possam existir.
3- Controle as contas a pagar
Depois de conhecer a situação financeira da sua organização e dos custos mensais, é necessário monitorar as contas a pagar mês a mês, para pagar todo os compromissos no prazo adequado.
4- Controle as contas a receber
Do mesmo modo, é necessário monitorar as contas a receber que devem ser realizadas pelos clientes no decorrer do mês. Pois, como as datas de vencimento das contas a pagar e receber não são no mesmo dia, é importante gerenciá-las para manter o fluxo de caixa atualizado.
5- Não pague contas com atraso
O próximo passo para montar o fluxo de caixa e gerenciá-lo adequadamente, é evitar pagar contas em atraso. Já que, quando isso acontece ocorre a incidência de juros e multas, ou seja, valores que poderiam ser economizados.
Além disso, registrar e monitorar evita esquecimentos e contribui para a manutenção de uma boa reputação do negócio diante dos fornecedores e órgãos governamentais.
6- Evite a inadimplência dos clientes
Outra maneira de manter a saúde do fluxo de caixa é desenvolver procedimentos para quando os clientes não pagarem suas dívidas. Estando sempre aberto a negociações, bem como ter o controle exato das contas que não foram pagas.
7- Faça a conciliação bancária
Esse é um dos passos mais importantes para fazer o fluxo de caixa, pois baseia-se em verificar se o dinheiro das contas bancárias da sua organização equivale com o que tem registrado, referente às contas a pagar e receber. Se você identificar desigualdades é possível reconhecê-las e corrigi-las.
8- Não misture contas pessoais e empresariais
Ao fazer o fluxo de caixa, é importante não misturar suas contas pessoais e empresariais. Senão, você pode acabar usando o dinheiro da sua empresa para quitar despesas pessoais. E isso gera confusão e perda de controle, podendo prejudicar o caixa no final do mês,
9- Planeje financeiramente o seu negócio
O próximo passo é realizar o planejamento financeiro apropriado todos os anos. E é imprescindível revisar mês a mês, para evitar surpresas. Você também pode contar com uma empresa especializada em serviços financeiros para colocar tudo em dia.
10- Tenha a ajuda de um software ERP
Além de contar com profissionais qualificados com experiência no setor financeiro, as ferramentas tecnológicas são grandes aliadas dos empreendedores que buscam a otimização financeira.
Como é o caso do software ERP (Enterprise Resource Planning, inglês para Planejamento de Recursos da Empresa) um sistema de gestão integrada. Que auxilia a empresa a administrar o negócio, como por exemplo a produção, estoque, vendas e finanças.
A grande vantagem do ERP em relação às planilhas de controle desconectadas é justamente a integração dos processos. Uma ferramenta que facilita o trabalho, pois além de automatizar os processos, mantém as informações da organização sempre atualizadas e precisas em uma única plataforma.
Tudo isso otimiza a performance da empresa e por consequência gera melhores resultados. Dessa forma, se realizam os processos com mais dinamismo, controle e segurança da informação.
No fluxo de caixa: qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?
A principal diferença entre regime de caixa e regime de competência, é a maneira que você olha para os acontecimentos financeiros da sua organização. Ou seja, uma coisa é quando você comprou e outra é quando você pagou.
Entender essa diferença te fará dar um salto de qualidade na gestão empresarial. Pois você consegue compreender se sua empresa teve lucro ou prejuízo, quais são os períodos de mais ou menos venda, saber com com antecedência se é viável investir mais, se é possível pagar todas as contas e muito mais.
REGIME DE COMPETÊNCIA
O reconhecimento da receita ou despesa é a data do fato gerador, independente do recebimento ou pagamento. Por exemplo, um computador de R$ 3.000,00 parcelado em 10x, terá sua compra registada no mês da aquisição.
REGIME DE CAIXA
O reconhecimento da receita ou despesa é realizado no momento do pagamento/ recebimento, independente de quando foi realizada. Voltando ao exemplo anterior, se você comprar um computador de R$ 3.000,00 parcelado em 10x, nesse regime a despesa é contabilizada a cada mês, conforme o pagamento da parcela.
Agora que você já sabe como fazer o fluxo de caixa do jeito certo na empresa, conte com a Valoreasy para te ajudar a impulsionar seu negócio.
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