Você já percebeu que a precisão dos dados e o uso estratégico deles são fundamentais para o sucesso do seu negócio? Sem as informações necessárias, fica difícil planejar o futuro, não é mesmo? Por isso, resolvemos preparar este conteúdo sobre contabilidade empresarial.
Afinal, ao calcular adequadamente as receitas e as despesas, temos condições de gerenciar melhor o fluxo do dinheiro e, assim, construir o planejamento financeiro na empresa. Isso, sem dúvida, proporciona tranquilidade na vida pessoal e profissional de qualquer empreendedor.
Neste super post, falaremos sobre o conceito de contabilidade empresarial, a importância da gestão, como ela funciona na prática, as principais responsabilidades do setor contábil e os erros mais comuns que algumas organizações cometem.
Além disso, abordaremos quais são os impactos financeiros de uma contabilidade malfeita, a relação das funções financeiras com a gestão contábil e quais profissionais são essenciais nesta gestão. Boa leitura!
O que é contabilidade empresarial?
Contabilidade empresarial é o registro, a análise, a interpretação e a apresentação sistemática de informações financeiras. Geralmente, ela envolve uma quantidade significativa de projeções e é frequentemente usada para facilitar as tomadas de decisões do administrador.
Qual a importância da gestão da contabilidade?
O gerenciamento da contabilidade não é apenas uma boa estratégia de negócio. Na verdade, nenhuma empresa pode sobreviver sem algum tipo de sistema contábil. Se você fizer compras e vendas sem rastrear os valores, não dá para determinar se teve lucro ou prejuízo no fim do ano.
Nesse caso, é impossível saber quanto deve ou tem disponível em caixa. Portanto, fica difícil avaliar quanto sacar para uso pessoal ou guardar na conta bancária da empresa para as próximas transações. Misturar a renda particular com a da organização nunca é uma boa ideia, concorda?
Os dados contábeis fornecem informações valiosas sobre diversos processos. Por exemplo, é possível comparar suas vendas em diferentes categorias ao longo do tempo, bem como analisar tendências e se encorajar ou não a investir em determinados produtos e serviços.
Ademais, oferecem as ferramentas ideais para analisar as despesas, como as porcentagens da receita. Assim, você pode visualizar se as margens são sustentáveis e como o desempenho da empresa se aproxima dos concorrentes.
Um fluxo de caixa pró-forma (declaração que prevê o valor gerado pela organização no futuro) permite procurar fontes de capital antes que o empresário realmente precise e planejar grandes compras para corresponder às demandas sazonais.
Por fim, vale ressaltar que a contabilidade empresarial é extremamente necessária para a sobrevivência de um negócio. Isso porque somos legalmente obrigados a declarar renda e pagar impostos. Lembre-se: operar uma empresa sem informações contábeis é como pilotar um avião sem radar.
Como a gestão contábil funciona na prática?
Registrar e acompanhar receitas e despesas são algumas das principais atividades da contabilidade. A receita é todo o dinheiro que flui com a venda de bens e serviços ou qualquer outro tipo de renda, como juros auferidos, aluguel ou royalties cobrados.
Já os gastos são tudo o que você compra para operações e infraestrutura, como materiais, mão de obra, aluguel, suprimentos, seguro, despesas com veículos, serviços profissionais, publicidade e equipamentos.
As informações que o contador coleta sobre receitas e despesas são utilizadas na elaboração de relatórios que fornecem informações indispensáveis sobre a posição financeira da empresa.
A demonstração de resultados registra e lista todas as compras em categorias relevantes, como aluguel e folha de pagamento, além dos valores que servem para dar uma visão geral das finanças.
Da mesma forma, resume a receita recebida com base na fonte de receita, como vendas no atacado ou varejo para quem trabalha com produtos. A declaração de lucros e perdas é importante porque mostra quanto você realmente ganhou no fim do dia.
Já o balanço patrimonial é o retrato da sua situação financeira em um determinado momento, ou seja, o resumo do patrimônio líquido. A seção de ativos do balanço lista tudo o que a sua empresa tem, incluindo caixa disponível, dinheiro a ser recebido (contas a receber), móveis e compras valiosas no longo prazo, como os principais equipamentos.
Por sua vez, a seção de passivos do balanço inclui as dívidas, como empréstimos de curto e longo prazos e contas a pagar. O patrimônio líquido, com base nas informações apresentadas no balanço, é calculado subtraindo o total do passivo pelo ativo.
Como a contabilidade atua na empresa?
Confira, a seguir, quais são algumas responsabilidades do departamento de contabilidade empresarial!
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa representa o movimento de entrada e saída de dinheiro, ou seja, todas as transações na sua conta bancária comercial. Quando você tem dinheiro mais do que suficiente para cobrir as contas, o fluxo é positivo. Por outro lado, se o valor das despesas ultrapassar o que entrou, fica negativo.
Contas a pagar (retirada de dinheiro)
Garantir que todos sejam pagos pontualmente é uma ação fundamental para a organização das contas. Nesse sentido, a função do departamento de contabilidade é zelar pela economia de recursos. Ele determina, por exemplo, se há descontos ou incentivos disponíveis para pagar determinados fornecedores mais rapidamente. É importante o pagamento agendado para que a menor quantidade de dinheiro seja gasta, de forma a assegurar zero encargos por atraso.
Contas a receber e rastreamento de receita (entrada de dinheiro)
Outra missão do departamento de contabilidade empresarial é monitorar e rastrear recebíveis, incluindo faturas pendentes e qualquer ação de cobrança necessária. Contas a receber é um recurso responsável por criar e rastrear faturas. Nesse caso, o ideal é que os clientes as paguem em dia, por isso, um sistema de lembretes pode ser útil.
Folha de pagamento
A folha de pagamento é uma função crítica do departamento de contabilidade, pois permite que todos os colaboradores sejam pagos com precisão e pontualidade. Além disso, o imposto adequado é avaliado, e o pagamento das taxas é pontual nos órgãos municipais, federais e estaduais.
Além de calcular quanto pagar a cada um com base no salário ou nas horas trabalhadas, a sua empresa também deve reter e pagar os impostos de seguro social e outros, juntamente com as contribuições.
Relatórios e demonstrações financeiras
O principal motivo para coletar dados corretamente no software de contabilidade é preparar relatórios financeiros que podem ser usados para orçamento, previsão e outros processos de tomada de decisão. Além disso, esses e outros resultados são necessários para a comunicação com investidores, bancos e demais profissionais que desempenham um papel no crescimento do negócio.
Acompanhamento de receitas e despesas
Toda empresa deve preencher formulários fiscais com base na receita bruta e líquida. Para calcular corretamente os impostos estaduais e municipais, é preciso rastrear e contabilizar as receitas brutas como base e somar todas as despesas como previsão de negócio.
É importante dividir os ganhos em categorias, como atacado e varejo. Para encontrar o lucro líquido do imposto de renda, também é necessário separar os números por seções, como materiais, folha de pagamento, aluguel, serviços públicos e despesas com automóveis.
Relatórios operacionais
Além dos relatórios contábeis preenchidos para órgãos fiscais e credores, é possível criar outros personalizados que acompanham tudo, desde o valor em real do serviço executado por hora até os números de vendas de cada projeto do seu time de vendas. Essas cifras são necessárias para a tomada de decisão estratégica e ajudam a identificar quais aspectos do negócio geram mais lucro.
Quais são os erros mais comuns cometidos pelas empresas?
Veja, agora, quais são as falhas mais frequentes que alguns gestores cometem quando o assunto são as finanças!
Falta de organização
A contabilidade requer grandes habilidades de organização. Por isso, é sempre bom registrar todas as transações, armazenar ou digitalizar recibos para referência futura, calcular impostos e outras ações.
Ignorar pequenas transações
É fácil esquecer o pequeno presente de agradecimento que você enviou a um cliente ou a resma de papel de impressora que pegou no caminho de volta ao escritório, não é? Saiba que não importa o quanto insignificante seja a transação, é importante registrá-la o mais rápido possível.
Não valorizar a saúde financeira da empresa
Mesmo se você estiver operando perfeitamente a sua contabilidade empresarial, preste atenção ao que os números estão dizendo. Proprietários de empresas de sucesso não tomam decisões de negócios às cegas. Todos ficam de olho nas informações contábeis.
Atualizar custos e receitas com pouca frequência
É fácil encontrar erros quando a atualização dos dados é adiada. Independentemente da despesa ou receita, mantenha todas as informações atualizadas para evitar falhas sempre que um colaborador fizer consultas.
Não usar software de gestão
Não dá para acompanhar as finanças com planilhas do Excel, concorda? Investir em um bom software especializado em contabilidade ajuda a evitar dores de cabeça e, finalmente, tornar todo o processo mais prático. Portanto, automatize o departamento.
Misturar contas pessoais com as da empresa
Essa é a receita certa para o caos. Por outro lado, criar uma conta bancária comercial separada tem muitos pontos positivos. Assim, você saberá quanto dinheiro sua empresa tem, fato que contribui para diminuir os gastos excessivos. Em vez de ficar tentando alocar parte dos fundos para gastos pessoais, poderá usar os recursos da conta empresarial para expandir o negócio.
Quais impactos financeiros uma contabilidade malfeita pode trazer?
A seguir, você verá quais são as principais consequências de uma gestão contábil desorganizada.
Auditoria da Receita Federal
Se forem descobertas informações incorretas no registro da sua empresa, é possível que você seja surpreendido com multas e taxas caras, as quais afetarão negativamente o fluxo de caixa. Isso, é claro, resulta em estresse e prejuízo. A melhor solução é ter uma equipe experiente que o ajude a seguir as regras, evitando sanções após uma auditoria.
Desequilíbrio no fluxo de caixa
O que vai acontecer se chegar a hora de pagar a folha de pagamento e você não tiver dinheiro suficiente no banco? Todos os meses surgem custos para desenvolvimento de negócios, material de escritório, a própria folha, entre outros. Uma dica é fazer o acompanhamento rigoroso da entrada e saída com ajuda da tecnologia para, assim, reduzir custos empresariais.
Decisões comerciais ruins
Como tomar decisões importantes sem conhecer a saúde financeira da empresa? Quando você opta pela contratação de novos colaboradores ou investe em marketing, primeiro é preciso saber quanto capital tem disponível. Sem essa informação, fica difícil fazer as melhores escolhas para o desenvolvimento do negócio.
Qual a relação das funções financeiras com a gestão contábil?
A função financeira faz parte do gerenciamento das finanças, que é a atividade relacionada ao controle e planejamento de recursos financeiros. Isso envolve a aquisição e a utilização de fundos necessários para operações eficientes.
Por sua vez, a gestão contábil é o processo sistemático de identificação, mensuração, processamento, classificação e registro de transações financeiras pertencentes a uma determinada empresa. Logo, o gerenciamento é uma atividade voltada para o planejamento, a direção, o monitoramento, a organização e o controle dos recursos monetários.
Como o BPO financeiro pode ajudar a gerir a contabilidade?
No mundo dinâmico em que vivemos, o caminho mais certo para o sucesso é a inovação. Nesse cenário, a terceirização de processos de negócios (BPO) vem em ótima hora. O serviço de BPO financeiro, normalmente é feito por um profissional especializado em gestão financeira que vai realizar todas as tarefas necessárias para a boa contabilidade do negócio, liberando o tempo dos sócios para outras atividades e entregando know-how e independência para a sua empresa.
Em comparação com métodos tradicionais, as funções e os processos de terceirização — como finanças e contabilidade — reduzem o ônus para as empresas. Como a responsabilidade de gerenciar o talento atribuído a um projeto recai sobre a prestadora de serviços, você não precisa tomar nenhuma decisão em relação à sua força de trabalho interna ou destinar enormes compensações no pagamento de retenção.
Sem contar que a maioria dos gestores não consegue lidar com a grande quantidade de dados contábeis. Ao selecionar uma empresa como parceira, outro benefício são as soluções personalizadas, principalmente no que diz respeito ao acompanhamento, à assessoria, à organização do controle financeiro, ao diagnóstico, à análise de indicadores, ao planejamento e ao plano de ação.
A segurança é mais um ponto a considerar, pois os profissionais seguem padrões rígidos com relação à manutenção da confidencialidade e proteção de dados. Assim, você tem garantia de que suas informações financeiras serão tratadas com discrição e armazenadas de forma totalmente segura.
Como você pôde perceber, a contabilidade empresarial é uma atividade que exige conhecimentos e habilidades específicos. Logo, é fundamental buscar um prestadora de serviços especializada em transformar a vida financeira das empresas por meio de ferramentas e direcionamentos precisos. Os resultados advindos da parceria serão rapidamente sentidos.
E então, este guia ajudou você a entender a importância da gestão contábil para os negócios? Que tal, agora, recorrer aos serviços de quem entende do assunto? Entre em contato com a Valoreasy e saiba já como podemos auxiliar no sucesso das suas finanças!
