Contas a receber: o que são?
Contas a receber corresponde ao dinheiro que entra no caixa da sua empresa, vindos, em sua maior parte, das negociações sobre os produtos que você vende ou sobre os serviços que a sua empresa presta.
Como você pode observar, é um conceito muito simples, mas que pode virar algo complexo quando a gestão desses recursos não é feita da forma correta. Isso ocorre, por exemplo, quando não há uma organização no registro do que entrou de dinheiro no caixa da empresa.
Para que serve a gestão do Contas a Receber?
Muito se fala em controle de gastos e, obviamente, a gestão do Contas a Pagar é fundamental para manter a empresa nos eixos. Mas, não adianta saber apenas o quanto foi gasto. É preciso equilibrar essa informação com quanto a empresa obteve e o quanto obterá de receita para gerir o fluxo de caixa da empresa.
Só assim, você enquanto gestor, terá informações suficientes para:
- planejar melhor a gestão financeira do seu negócio, através de um fluxo de caixa atualizado.
- realizar um provisionamento mais assertivo, uma vez que você saberá exatamente em quais datas cairão os pagamentos na conta da empresa.
- tomar decisões, inclusive sabendo a melhor hora de realizar novos investimentos, como a compra de equipamentos ou lançar uma nova campanha publicitária que poderá trazer um incremento de receita, por exemplo .
- acompanhar os recebimentos e assim poder gerir mais eficientemente as inadimplências assim que elas acontecem, inclusive conseguindo diferenciar os clientes que pagam em dia daqueles que costumam atrasar. Isso é importante na hora de criar políticas de antecipação de pagamentos para os clientes, como a promoção de descontos em vantagens especiais para os bons pagadores.
- atuar preventivamente, antecipando momentos de crise ou desencaixes financeiros.
E não se engane: tudo isso significa vantagem competitiva para a sua empresa. Uma empresa cujas finanças estão sob controle consegue lidar melhor com reveses inesperados do mercado, bem como tem a solidez necessária para implementar políticas de crescimento do negócio.
E Como Fazer a Gestão do Contas a Receber?
Para organizar essa importante área do seu negócio, seguem as informações que você precisa estruturar para realizar, de forma eficiente, a gestão dos recebimentos:
- para cada lançamento é importante considerar o valor exato recebido. Também inclua informações adicionais, como se esse valor envolveu algum desconto ou acréscimo de juros por atraso, bem como a data de cada recebimento. Seja o mais organizado possível nesses registros.
- tenha o controle dos clientes que pagaram em dia e os que estão em atraso. Para os atrasos é importante controlar também qual o montante total pendente e há quanto tempo as faturas estão vencidas. Outra informação fundamental é gerir quais as providências tomadas para cobrar e receber esses recebimentos atrasados. E não tenha medo de cobrar quando você identificar que algum cliente não pagou o que devia na data acordada. Em último caso, se for preciso, considere acionar a outra empresa administrativa ou mesmo judicialmente.
- a partir dos históricos de pagamento dos seus clientes, calcule o índice de inadimplência. Essa é uma métrica que varia de empresa para empresa, mas pode ajudar a trabalhar com a previsibilidade financeira condizente com a realidade do seu negócio.
- considerando o fluxo de recebimentos, identifique quem são os principais clientes da empresa e o percentual de dependência que a sua empresa possui desses clientes.
- estabeleça metas de contas a receber e acompanhe o seu cumprimento mês a mês. Assim você poderá avaliar o desempenho da sua empresa em relação ao que foi planejado nesse departamento.
Principais Erros Cometidos no Contas a Receber
Para gerir uma atividade tão importante, é fundamental evitar cometer alguns erros que, apesar de comprometerem a saúde do seu negócio, costumam ser realizados de forma bem frequente.
Listamos aqui os principais, para que você se mantenha longe dessa armadilha.
Misturar as contas pessoais com as contas empresariais
Não importa o tamanho da sua empresa, sempre faça uma separação das contas e jamais misture as contas pessoais com as contas empresariais, porque essa é uma maneira muito rápida de perder o controle sobre as contas da empresa.
Assumir grandes compromissos, contando com um dinheiro que ainda não entrou em caixa
Esse é um erro grave e pode acabar dando à gestão uma falsa visão dos recursos que a empresa possui de fato. É claro que é importante olhar o futuro previsto do caixa da empresa, tanto as possíveis entradas, quanto as principais saídas. Porém, o ideal é que se você vai assumir grandes compromissos do contas a pagar é que você tenha um capital de giro para isso.
Não manter o contas a receber atualizado
Essa é uma das formas mais rápidas de perder o controle das contas da empresa. Esse controle precisa ser sistematizado, atualizado com regularidade, de preferência diariamente. Além disso é muito importante que esse controle seja acompanhado pelo gestor através de indicadores que ajudarão a avaliar se a empresa está tendo o desempenho esperado ou se precisará de ajustes na condução dos processos. Um sistema de gestão pode ajudar nesse controle, ou, uma solução mais definitiva seria terceirizar a gestão financeira para uma empresa especializada em BPO Financeiro. Avalie com cuidado se esse não é o caso do seu negócio.
Como você pode perceber, são erros que podem ser facilmente evitados através de uma boa gestão do contas a receber.
Esperamos que esse artigo tenha sido útil para tirar todas as suas dúvidas sobre contas a receber. Assim, você pode manter todas as contas da sua empresa sob controle e se dedicar a fazer a sua empresa crescer.
Se quiser saber mais sobre esse assunto ou esclarecer alguma dúvida, contacte um dos consultores especializados da Valoreasy, que estarão à sua disposição para fazer o seu negócio avançar.
