Quais ferramentas de gestão e produtividade você usa na sua empresa?
No mundo multitarefas de hoje, as pessoas estão cada vez mais preocupadas em aumentar a sua produtividade, conseguindo fazer mais e melhor, em menos tempo.
A boa notícia é que, com a transformação digital, surgem a cada momento novas ferramentas de gestão e produtividade com a ambição de ajudar as pessoas a se organizarem em suas atividades, assim como as empresas conseguirem gerir as suas mais diversas atividades e processos.
Se você está querendo usar alguma ferramenta para ajudar na organização da sua empresa, mas está em dúvida sobre é a mais adequada à sua realidade, esse artigo foi feito para você.
Ferramentas de Gestão e Produtividade
Separamos aqui 5 ferramentas de gestão da produtividade que podem te ajudar a se organizar melhor e dar um salto na produção da sua empresa.
Vamos conferir?
Trello
O Trello é uma ferramenta inspirada no método Kanban, que permite organizar e monitorar as atividades que estão para ser iniciadas, as que estão sendo feitas e as que já foram finalizadas.
Para usar o Trello não é necessário nenhum treinamento prévio ou certificação. Em poucos minutos de uso, o usuário já pega o espírito da coisa, porque o método é bastante intuitivo e visual.
Ele separa a sua lista em quadros e as suas tarefas em cartões, que podem ser preenchidos com checklists, editados e reordenados de acordo com as necessidades da equipe.
Tudo isso te permite, não só ter uma visão detalhada do andamento das atividades, mas também estipular prazos de maneira mais concreta e certeira.
Outra característica é que todos os projetos são completamente gerenciados em uma interface web, então não é preciso instalar nenhum aplicativo para usar a ferramenta.
Por ser uma ferramenta colaborativa, funciona muito bem se for utilizada numa empresa que já adote o método Kanban e é adequado para equipes que trabalham de forma mais flexível.
Mas, como toda ferramenta de gestão e produtividade, o Trello possui as suas limitações. Uma delas é que ele se adequa melhor no gerenciamento de pequenos projetos. Além disso, outra dificuldade é que, como o ponto porte da ferramenta é gerenciar projetos colaborativos, algumas funções básicas de softwares de gerenciamento de projetos não estão contempladas, tais como:
- gestão de timesheets
- ciclo de vida do projeto
- gestão financeira
- e gestão de documentos
O Trello possui uma versão gratuita, com funcionalidades reduzidas, e depois a versão paga, que pode ser comprada individualmente ou através de um plano empresa para diversos usuários. Na versão paga, o valor mensal, por usuário, começa em $ 9,90 ou $ 17,50, fechando o plano para 20 usuários.
RunRun.it
O Runrun.it é uma ferramenta de gestão e produtividade voltada para quem deseja gerir tarefas, projetos e o fluxo de trabalho da equipe.
Ela funciona como uma espécie de dashboard, onde é possível ver e controlar os projetos, inserindo atividades e atribuindo-as a diferentes membros da equipe. Além disso, ele te ajuda a estimar o tempo gasto em cada tarefa e os prazos de entrega.
No entanto, um dos grandes diferenciais do RunRun.it são os relatórios gerenciais que ele apresenta, permitindo o acompanhamento de métricas em tempo real, do tipo: quais tarefas estão atrasadas? Quais deverão ser entregues em no máximo 7 dias? Quem está sobrecarregado com uma pilha de tarefas em espera e quem está ocioso?
Uma outra vantagem, além dessa, é a possibilidade de mensurar o real custo dos projetos executados por sua empresa, a partir do controle do tempo que a sua equipe está utilizando em cada atividade. Ele mensura até quando se trata de tempo despendido em refação, função especialmente útil em agências de comunicação ou escritórios de arquitetura, por exemplo.
Se o Runrun.it é uma ferramenta de gestão e produtividade excelente para gerenciar atividades simultâneas, por isso mesmo, ele pode causar alguma confusão de uso para alguns usuários. O custo mais elevado que outras ferramentas também é outra desvantagem.
Em relação aos planos, existe a versão gratuita, para até 5 usuários e 50 tarefas abertas, e as versões pagas:
- o plano business, voltado à pequenas empresas, que custa R$ 53,00 por usuário/mês
- e o plano enterprise, destinado às grandes empresas e que custa R$ 99,00 por usuário/mês
Teams
O Teams é um sistema completo de comunicação de equipes oferecido pela Microsoft. Ele permite que você crie diferentes salas para cada equipe, que podem se comunicar por meio de chat e chamada de vídeo, além de facilitar o compartilhamento de documentos diversos (como docs, planilhas, gráficos, imagens, apresentações, entre outros).
Dentre as principais vantagens do Teams, destacamos:
- a possibilidade de dividir por “equipes” e por “canais” ajudando a estruturar as conversas e arquivos, direcionando a informação para quem precisa dela.
- espaços para chats e menções em grupo, facilitando e agilizando a comunicação
- integração com diversos aplicativos como o Office, o Adobre Creative Suite, o ZenDesk e muitos outros
- facilidade de fazer reuniões, para equipes que trabalham de forma remota
- galeria de 24 robôs para aumentar a produtividade do time, realizando atividades como fazer pesquisas, criar e enviar relatórios periódicos, consultar colegas, etc.
Além disso, a plataforma pode ser usada em celulares, computadores e tablets de forma simultânea, o que facilita a comunicação dos membros da sua empresa. Nós, da Valoreasy, especificamente, adoramos e utilizamos todos os dias essa ferramenta!
Há 4 tipos de planos:
- a versão gratuita
- o plano Basic, por R$ 23,60 por usuário/mês
- o plano Standart, por R$ 59,00 por usuário/mês
- e o plano E3, por R$ 94,40 por usuário/mês
Asana
O Asana é uma ferramenta de produtividade que permite a criação de diferentes fluxos de tarefas, que podem ser compartilhados com todos os membros da equipe por meio da nuvem.
Com ele, é possível criar calendários de atividades, atribuir tarefas e monitorar o cumprimento de prazos, tudo isso de forma fácil e intuitiva. E não é só isso: também é possível se comunicar com membros da equipe, criar alertas e trocar informações.
Assim como o Trello, o Asana também se dá muito bem em empresas que adotam o método Kanban.
O Asana, além de uma excelente relação custo-benefício, permite variar as visualizações em um interessante equilíbrio entre flexibilidade e estrutura. Por isso, é uma das principais ferramentas usadas por freelancers, MEIs, PMEs e start up, especialmente quem trabalha com brainstorming, projetos criativos, de inovação e trabalho colaborativo.
Assim como as outras ferramentas de gestão e produtividade apresentadas, ele oferece uma versão gratuita e as versões pagas, a partir de $10,99 por usuário/mês, na versão Premium, e $ 24,99 por usuário/mês, na versão Business.
Monday
O Monday é um aplicativo que combina uma lista de tarefas com um calendário, simplificando a organização do seu dia a dia.
A partir dele, você conecta o seu Facebook ou Google Calendar e todos os seus compromissos, tarefas, prazos e até aniversários são sincronizados automaticamente. Além disso, também é possível adicionar tarefas e configurar o tempo estimado para a sua realização.
Então, seja qual for a ferramenta escolhida, o mais importante é alinhar o processo com a equipe e manter a disciplina para alimentação e acompanhamento.
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