A gestão financeira de qualquer empresa envolve um olhar atento sobre tudo o que ela recebe, bem como todas as obrigações financeiras que ela possui, o famoso Contas a Pagar.
Quer saber tudo sobre organizar as contas da sua empresa de forma estratégica? Preparamos esse artigo para esclarecer todas as suas dúvidas. Vamos lá!
Contas a Pagar: O que são?
Contas a Pagar refere-se ao controle que a empresa deve ter sobre todas as obrigações financeiras que assume com terceiros e engloba a compra de insumos, os impostos, as contas de água, luz, aluguel, dentre tantas outras contas. Em outras palavras, corresponde a qualquer saída de dinheiro do caixa da empresa.
Essa gestão das contas é importante porque permite que a gestão tenha uma visão de tudo que a empresa deve, englobando o que já foi pago e o que ainda vai vencer. São essas informações, vindas do Contas a Pagar que alimentarão o fluxo de caixa, possibilitando que a empresa gerencie as suas entradas e saídas de recursos.
Como fazer?
Quando pensamos em Contas a Pagar, pode existir uma primeira impressão sobre o caráter operacional dessa atividade.
Primeiro, vamos começar desmistificando a ideia de que essa atividade consiste apenas em pagar boletos, os impostos e manter a empresa em dia com as sua obrigações financeiras. Claro, isso faz parte das atividades, mas o Contas a Pagar é muito mais que isso.
Além do aspecto operacional, essa área permite que a gestão financeira tenha uma visão estratégica sobre as contas da empresa, o que é fundamental na previsão e planejamento dos pagamentos futuros, inclusive identificando se a empresa já dispõe em caixa de os recursos necessários para saldar as dívidas contraídas ou se terá que viabiliza-los antes do vencimento das faturas.
Deste modo, pode-se entender que a atividade de Contas a Pagar engloba:
- a organização das contas com vencimento futuro, que irão gerar saída de caixa da empresa, classificando-as pela categoria da despesa e data de pagamento
- a conferência das cada uma dessas contas antes da realização do pagamento, para garantir que correspondem ao que foi contratado. Essa conferência engloba também a conferência dos documentos que formalizam a transação comercial, como a nota fiscal enviada pela empresa fornecedora e o boleto de pagamento
- o pagamento das contas, de acordo com as datas de vencimento
- o registro de todos os pagamentos realizados nas planilhas de controle ou sistemas financeiros específicos para esse fim, para que as contas a pagar forneçam uma visão estratégica à gestão financeira
- a análise das contas para identificação de possíveis desencaixes financeiros, que acontecem quando a empresa não dispõe de recursos para quitar suas dívidas nas datas de vencimento
- a negociação prévia com fornecedores, antes do vencimento, para negociar melhores prazos de pagamento
O Contas a Pagar e as Outras Áreas da Empresa
Outro aspecto fundamental do Contas a Pagar é compreender que, para que a atividade seja desempenhada da maneira devida, é necessário que exista integração com as outras área da empresa.
Vamos explicar o motivo.
Cada obrigação de pagamento, antes de ser paga, deve ser conferida:
- existe um contrato formalizando aquela transação, ou um pedido, uma ordem de compra? Ou mesmo a proposta enviada pelo fornecedor. Qual documento formaliza aquela transação comercial?
- quais os prazos de pagamento negociados?
- o serviço ou produto adquirido foi completamente entregue? E a entrega atendeu às exigências acordadas previamente?
E você pode estar se perguntando: mas será preciso fazer essa conferência em todos os pagamentos realizados pela empresa. Sim, é preciso, justamente para garantir que você não esteja “comprando gato por lebre” ou, em outras palavras, pagando por um serviço que não recebeu ou por uma mercadoria não não foi entregue corretamente.
Mas, para fazer essa conferência, a pessoa responsável pelas Contas a Pagar, que é normalmente a pessoa que fica na tesouraria da empresa, precisará contar com a ajuda dos demais setores.
Veja esse exemplo
Primeiro, temos o departamento (ou pessoa) que solicitou o serviço ou produto. Imagine, por exemplo, que foi negociado com um fornecedor para prestar manutenção nos computadores da sua agência de publicidade. No acordo, foi previsto que a manutenção seria em 10 máquinas.
A pessoa que fechou essa negociação precisa enviar para o Contas a Pagar a formalização do acordo fechado com o fornecedor. Isso é importante para que este pagamento seja incluído nas obrigações da empresa. Inclusive, deve ser registrada a data de prestação do serviço e a data de pagamento negociada.
No dia agendado para a realização do serviço, alguém da firma foi designado para acompanhar a manutenção dos computadores. O fornecedor percebeu, então, que apenas 9 máquinas precisavam de ajustes e não as 10 negociadas anteriormente. Percebe o quão importante é que essa pessoa que vai acompanhar o serviço tenha a informação do que foi negociado antes? E também que depois ela repasse para o Contas a Pagar o que foi de fato executado? Deste modo, você evita que seja pago mais do que foi feito.
Contudo, se não tivéssemos esse acompanhamento dos demais setores, o Contas a Pagar iria apenas receber a informação da negociação referente aos 10 computadores. Assim, na data de vencimento faria o pagamento sem saber que o serviço todo não foi executado
O mesmo é válido para mercadorias. Sempre é preciso que alguém confira o que foi entregue, confira o que conta na nota fiscal e só assim encaminhe para que o setor financeiro faça o devido pagamento.
Gestão do Contas a Pagar
Agora que você já sabe no que consiste o Contas a Pagar da sua empresa, separamos algumas dicas para otimizar a gestão dessa atividade:
- em contas a pagar é importante que os valores registrados correspondam exatamente aos valores que a empresa assumiu com outras empresas
- também é fundamental que os valores estejam classificados corretamente. Ou seja, uma despesa de compra de papel, deve estar classificada na categoria insumos para escritório e não na categoria de manutenção de equipamentos, por exemplo. Isso é importante porque você poderá acompanhar exatamente quanto a sua empresa está gastando em cada categoria. Assim, poderá gerir melhor as despesas do seu negócio.
- outro aspecto fundamental no registro do contas a pagar diz respeito aos prazos de vencimento negociados. Faz parte da atividade do contas a pagar garantir que a empresa disponha de saldo em caixa suficiente para honrar os compromissos assumidos, nas datas negociados. Esse controle pode ser feito por meio do Fluxo de Caixa. Caso contrário, é importante negociar previamente os vencimentos para evitar que a empresa se torne inadimplente, além do pagamento de multa e juros por atraso.
- esse fluxo de atividades deve ser realizado diariamente. Uma boa dica para evitar perder os prazos de pagamento é a programação bancária antecipada dos títulos que irão vencer
- caso a empresa possua disponibilidade de caixa, uma boa alternativa pode ser a antecipação de pagamentos. Mas, só vale a pena fazer isso se a negociação envolver descontos. A decisão deve ser sempre o que for mais vantajoso para a empresa.
Gostou de conhecer mais sobre a atividade de Contas a Pagar? Veja também esse artigo sobre Como Fazer o Fluxo de Caixa da sua empresa e baixe gratuitamente a planilha modelo para lhe ajudar a montar esse controle na sua empresa.
