É importante saber como escolher um sistema de gestão financeira para a empresa, pois um software bem escolhido pode trazer rapidez no processos financeiros e também:
- controle das finanças do negócio;
- diminuição da possibilidade de erros na apuração de informações financeiras e contábeis;
- aumento da base da dados segura para análises, auditorias e tomada de decisão assertiva.
Além de melhorar a capacidade de planejamento e antecipação de demandas referentes ao capital da organização e garantia de conformidade com exigências regulatórias.
Uma gestão financeira adequada favorece melhores decisões relacionadas a investimentos, financiamentos, pagamentos, negociações para recebimentos e até mesmo na retirada do pró-labore dos sócios.
Dessa forma, além de auxiliar as operações diárias, o sistema de gestão financeira aumenta o potencial de geração de lucro e garante a sustentabilidade no longo prazo necessária para a manutenção da empresa no mercado.
- Você sabe como um sistema de gestão financeira pode agregar valor ao seu negócio?
- Qual software se adequa melhor às suas necessidades?
Nesse artigo, vamos falar sobre sistemas de gestão financeira e como escolher a melhor opção para a sua empresa, dando o suporte necessário para a tomada de decisões estratégicas. Acompanhe!
O que é um sistema de gestão financeira?
O sistema de gestão financeira é um software de gerenciamento destinado à inserção, coleta e analise dados financeiros da organização: gestão de ativos e movimentação de receitas e despesas.
Comumente, esse tipo de sistema integra outro sistema maior, o ERP ou sistema de planejamento de recursos empresariais.
Em suma, é uma ferramenta que consolida dados financeiros e informações operacionais, dando aos gestores uma visão ampla da empresa, propiciando a tomada de decisões mais assertivas.
O sistema de gerenciamento financeiro precisa estar dimensionado com os processos e tamanho da organização. Também deve ser escalável e sustentar o crescimento da empresa através de funcionalidades adaptáveis para diferentes cenários.
Quais são as principais funcionalidades do sistema de gestão financeira?
Um bom sistema de gestão financeira concede às organizações um conjunto completo de funcionalidades financeiras e contábeis para gerar relatórios e análises detalhadas sobre os principais números da empresa, além de controle diário das movimentações financeiras.
Fluxos financeiros
Apurações como fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento, ajudam na criação de relatórios e na geração de demonstrativos financeiros, apoiando as decisões da gerência e assegurando a conformidade no pagamento de impostos.
Controle de receitas
Através da automação dos processos de cobrança, atualização dos fluxos de recebimentos e que melhoram a liquidez e atenuam os riscos das operações.
Planejamento e análise financeira
Relatórios que garantem mais precisão nas previsões, orçamentos e diagnósticos da saúde financeira geral da organização, associando dados financeiros aos diversos setores da organização.
Governança, risco e conformidade
Ferramentas que ajudam as equipes a alinhar as atividades da empresa aos objetivos de negócios, identificando e atenuando diversos tipos de riscos a fim de garantir a concordância com leis e regulamentos do segmento de atuação.
Dentre diversas atividades que podem ser realizadas e até mesmo automatizadas com um sistema de gestão financeira, vale entender essas principais funcionalidades e como elas ajudam a escolher a melhor opção para o seu negócio.
Por que um software financeiro é tão importante?
O CEO da Valoreasy, Will Brandão conversou sobre esse tema com o Diretor de Negócios da Omie, Wagner Xavier no episódio 22 do Podcast Empresa Exponencial. + ASSISTA AGORA
Abaixo, elencamos os principais pontos fortes de contar com um sistema de gestão financeira no dia a dia da empresa:
Conformidade dos processos
É necessário que as organizações mantenham o compliance de suas operações, em especial, quando se trata do setor financeiro. Com regulamentação e processos bem definidos, qualquer empresa normaliza a transmissão de informações, principalmente, nas obrigações tributárias.
Precisão das informações
Um sistema de gestão financeira inibe a redundância no lançamento de dados, minimiza erros e retrabalhos na gestão da informação, tanto para tomadas de decisão quanto no fluxo de trabalho e processos.
Além disso, com maior exatidão nos registros, a organização também precifica melhor os produtos ou serviços, conhece mais fortemente seus processos e seu público alvo, identifica padrões na demanda e em outros aspectos dos negócios que possibilitam gerar projeções e prever necessidades.
Integração com demais áreas e sistemas
Com a digitalização surgem ferramentas cada vez mais inovadoras e a adesão ao trabalho remoto, as organizações também precisam manter a alta disponibilidade de dados. Dessa forma, asseguram a acessibilidade de quem compete a análise de visualização dessas informações.
Além disso, a integração entre as mais variadas ferramentas de gestão possibilita a criação de análises preditivas mais acertadas.
Assim como a conexão entre os dados financeiros de diferentes unidades que participam das operações corporativas, como filiais e parceiros de negócio. A consolidação de dados realiza um alinhamento dos processos e atenua falhas que ocasionalmente influenciam na qualidade dos resultados.
Crescimento organizado
Conforme as organizações crescem, seus processos e áreas também aumentam, e é necessário contratar mais profissionais e ampliar a infraestrutura para conseguir atender as demandas adequadamente.
Ter um sistema de gestão financeira assegura que a gestão também será dimensionada conforme o crescimento da empresa, garantindo mais eficiência, mesmo que cresça o volume de trabalho ou de etapas no processo.
Como funciona um sistema de gestão financeira?
Vale a pena explicar como um sistema de gestão financeira funciona no dia a dia de uma empresa.
A princípio, é necessário que sua implementação seja bem planejada. Mesmo que seja um recurso fundamental para o financeiro, ele não é uma solução “milagrosa” e única para todos os processos.
Isso significa ser indispensável que seu time tenha clareza sobre o processo que será impactado pela ferramenta e quais são as mudanças geradas por ela. Portanto, exige um mapeamento completo das necessidades do setor financeiro, suas atividades mais críticas e os gargalos que precisam passar por uma reestruturação.
Resumidamente, os trabalhos dos colaboradores vão mudar. Os procedimentos terão uma organização e controles mais eficientes, mas também diferentes do usual.
Por isso, toda equipe precisa estar preparada e apta para esse novo cenário organizacional.
Além das mudanças operacionais, está a otimização do próprio escopo de atuação da equipe responsável pela gestão financeira. Pois, com menos atividade burocráticas e mais informações para tomada de decisão, suas atribuições serão mais estratégicas.
Em suma, ao escolher um sistema de gestão financeira a organização e controle do financeiro da empresa se tornam muito mais eficientes.
Quais as vantagens de escolher um sistema de gestão financeira para a empresa?
Antes de escolher a melhor opção de sistema de gestão financeira para sua empresa entenda os principais benefícios e vantagens de adotar um sistema para as finanças do negócio.
1. Ganho de produtividade
Ganhar produtividade é uma das principais vantagens notada pelos gestores assim que o software é implementado. Isso ocorre porque o empresário não vai mais precisar gastar seu tempo com tarefas repetitivas e manuais, como, por exemplo, aprender planilhas, emitir notas fiscais e boletos um por um.
Esse tipo de tarefa destina-se às áreas operacionais da empresa e a produtividade aumenta à medida que o gestor se dedica a sua função estratégica, que é analisar as informações e tomar decisões baseando-se nelas.
2. Padronização de processos
Com um sistema de gestão financeira, não se utilizam caderninhos, planilhas soltas e diferentes softwares, sendo cada um responsável por uma tarefa particular.
Ou seja, os processos serão padronizados e reunidos em uma única plataforma que organiza as informações e oferece diversas ferramentas, para diferentes setores da empresa que têm impacto financeiro.
3. Exatidão das informações do negócio
Além disso, outra vantagem da implementação desse sistema é que as informações de negócio serão mais precisas e acessíveis.
As informações não necessitam ser empreendidas manualmente, o que pode ocasionar erros. Ao invés disso, são preenchidas de maneira automatizada. O que gera maior confiabilidade de dados.
Até a comunicação interna é melhorada, pois as informações são consolidadas em um só local, muitas vezes na nuvem e relatórios financeiros podem ser gerados com maior agilidade, cruzamento e precisão de dados.
4. Acesso a relatórios em tempo real
No próprio software de gestão, os resultados financeiros podem ser verificados a qualquer momento sem precisar elaborar anualmente um relatório.
Um recurso essencial por permitir o estudo do desempenho da organização e a tomada de decisão baseando-se em dados confiáveis e atualizados em tempo real.
5. Tomada de decisão assertiva
A rotina do empresário envolve tomar decisões que geram impacto diretamente nos resultados da empresa.
Por isso, elaborar um planejamento estratégico, verificar se as ações adotadas dando resultado e planejar as finanças e investimento de maneira eficiente são algumas das responsabilidades dos gestores.
Mas para isso, o empresário precisa utilizar dados da organização com base. E como já foi dito, um sistema de gestão financeira oferece todas as informações importantes para que o gestor tome decisões assertivas.
6. Melhoria de resultados
Em conclusão, todas as vantagens mencionadas nos tópicos anteriores contribuem para aumentar a performance da organização como um todo.
Portanto, o sistema de gestão financeira se torna uma aliado na jornada de desenvolvimento da organização no mercado e por consequência, na otimização dos resultados financeiros.
Como escolher um sistema de gestão financeira para a empresa?
1. Verifique as funcionalidades do sistema
É importante verificar as funcionalidades do sistema conforme a necessidade da sua empresa. Pois não adianta contratar uma solução com diversos recursos que você não utilizará, muito menos escolher um que não ofereça todas as ferramentas fundamentais.
Então, é importante que o empresário verifique quais funcionalidades são úteis para sua rotina organizacional e identifique a solução que melhor se adeque às suas necessidades.
2. Analise o custo-benefício
Após verificar a funcionalidade de cada sistema de gestão é importante analisar qual delas é mais vantajosa para sua empresa, considerando os custos e os recursos ofertados.
3. Avalie a segurança do sistema
A segurança que o sistema oferece deve ser prioridade na escolha, pois nele ficam armazenadas informações importantes da organização
Portanto, neste contexto, é necessário ir além do armazenamento em nuvem. Verifique se o sistema oferece arquivos criptografados e se existe código de segurança SSL, que possibilita a confiabilidade na troca de informações entre dispositivos de acessos e os servidores.
4. Investigue a facilidade de implementação
Também é importante analisar a facilidade de implementação do sistema. Por exemplo: será necessário realizar algum treinamento para equipe utilizar o novo sistema? Quais serão os custos envolvidos nesse processo?
Questões como essas são importantes para que o empresário analise se a transição para o sistema será eficaz e tranquila.
5. Faça testes
Por fim, após escolher o sistema de gestão, é importante realizar o teste. Se o sistema não atender suas expectativas, não hesite em contratar uma solução mais adequada às suas necessidades.
Agora que você já sabe o que é e como escolher um sistema de gestão financeira para sua empresa, conte com a Valoreasy, para te ajudar a impulsionar seu negócio. Realize um diagnóstico empresarial e descubra os pontos fortes e fracos da gestão na sua empresa.
