Obter lucro, com certeza é uma das motivações para abrir um negócio. E se o empreendedor se planejar da forma correta, esse lucro será obtido. Daí entramos num ponto muito relevante, que é o controle de gastos que precisa ser feito de forma eficiente.
Na falta do controle de gastos, a saúde financeira da sua organização pode ser bastante afetada. Pois, não adianta realizar muitas vendas se o empresário não possui o controle sobre o dinheiro que entra e sai do caixa.
Comumente, empresários acham que quando não sobra bastante dinheiro ao fim de um mês ou a empresa não está lucrando como deveria, o motivo é o baixo volume de vendas. No entanto, nem sempre o problema são as vendas.
Às vezes, tudo que você precisa é controlar os custos de maneira mais apropriada.
Após ler esse artigo você vai entender o que é, por que fazer e como fazer a gestão financeira para o controle de gastos mais eficiente na sua empresa. Acompanhe!
O que é o controle de gastos empresariais?
Ao contrário do que muitas pessoas acham, controlar os gastos não está limitado apenas a cortes de custo em geral. Assim, quando se trata de uma organização, entendemos que os gastos estratégicos são fundamentais para o crescimento da empresa.
Ou seja, estamos falando de compreender quanto gastar e como esse capital está sendo utilizado.
Como o próprio nome diz, o controle de gastos eficiente para empresas se refere a gestão de custos e despesas corporativas de maneira otimizada e prática.
Resumidamente, a atividade descreve o nível de gerenciamento e monitoramento que uma empresa possui sobre seus gastos, a fim de potencializar a situação financeira da organização, já que o planejamento pode mostrar aos gestores como o dinheiro está sendo utilizado.
Assim, quanto melhor as equipes financeiras controlarem as despesas de maneira assertiva, mais eficiente será a proteção dos ativos e a criação e a geração de previsões financeiras mais informadas.
Qual a importância de um controle de gastos eficiente?
Podemos dizer que o controle financeiro é uma das atividade mais importante na administração de uma empresa.
É fundamental, para que a empresa e o gestor saibam fazer o melhor uso possível dos recursos financeiros da empresa, com o intuito de manter a boa saúde financeira do negócio.
Além disso, quando uma organização controla de maneira eficiente os seus gastos, criar uma reserva financeira se torna muito mais fácil.
No mais, realizar investimentos se torna uma grande oportunidade para que seu negócio se torne mais lucrativo.
+ SAIBA MAIS: 4 problemas de quem não faz controle de gastos na empresa
Por que fazer controle de gastos de uma forma mais eficiente?
Em resumo, controlar os gastos da maneira adequada ajuda no desenvolvimento do seu negócio. Dentre os vários benefícios, podemos listar alguns como:
- Gerar uma visão ampla do fluxo de caixa e identificar para quais finalidades o dinheiro está sendo destinado;
- Elaboração eficiente do orçamento e planejamento, ajustado de acordo com a realidade do negócio;
- Identificação das necessidades da organização que exigem maior investimento;
- Tomadas de decisão mais claras que colaboram para o crescimento profissional e organizacional.
Como fazer um controle de gastos eficiente?
Para que o controle de gastos seja eficiente, é importante ter em mente as estratégias aplicadas para potencializar sua empresa e obter melhores resultados.
Dessa maneira, selecionamos algumas dicas fundamentais para você aplicar na gestão financeira ainda hoje. Acompanhe as etapas do processo:
Separe as finanças pessoais e as do negócio
Separar as finanças pessoais das finanças da empresa, facilita a identificação de despesas que estão gerando prejuízos.
Com as contas misturadas, o descontrole financeiro é maior e inviabiliza a identificação dos custos empresariais, Além disso, separar as contas possibilita identificar de forma clara as entradas e saídas de dinheiro do negócio e manter a organização do fluxo de caixa.
Por isso, é importante ter em mente que conhecer a real situação financeira da organização e o que dará ,margem para identificar o que é preciso fazer para alcançar seus objetivos.
Afinal, como empresário, é essencial estar comprometido, evitando utilizar as reservas da organização para fins pessoais.
Faça um planejamento financeiro
Depois de separar as finanças, neste momento é importante fazer um planejamento financeiro para direcionar os recursos financeiros de forma adequada à realidade e objetivos da empresa.
Primeiramente, você pode começar descrevendo as metas e objetivos que deseja atingir e determinar um prazo para cada um. Reorganize as contas a pagar e receber e não esqueça de estabelecer valores para investimentos e retiradas pessoais.
A partir de então, desenvolva planos para reduzir os gastos fixo e variáveis e informe e compartilhe com sua equipe de colaboradores para mantê-los engajados, tornando a iniciativa efetiva.
Crie uma reserva financeira
Possuir uma reserva financeira é essencial quando as coisas ficam mais complicadas. Dessa forma, é possível lidar com a situação de maneira mais leve.
Ter uma reserva financeira deve ser prioridade para fazer o controle de gastos. Pois, isso garante segurança e um pouco mais de tranquilidade diante os imprevistos.
Para isso, busque ter de 3 a 6 meses dos seus custos fixos mensais. E se for necessário utilizar o capital com alguma emergência, lembre-se de repor.
Revise as despesas
Conhecer as despesas da organização é fundamental para saber se pode cortar ou apenas reduzir. Portanto, revise as despesas fixas e variáveis e identifique aqueles que são desnecessários para cortar.
Faça um estudo da organização junto aos demais funcionários e identifique quais custos podem ser eliminados. Como, por exemplo, o deslocamento à reunião de viagens e negócios, o uso de cartão de crédito (a não ser em casos de emergência) materiais de escritório, entre outros.
Por meio de uma análise precisa, você perceberá por onde pode começar as modificações e reduções dos custos. Além disso, ainda manterá todos os colaboradores cientes sobre as transformações necessárias.
Identifique as necessidades do negócio
Agora procure levantar as necessidades da empresa, assim se torna mais fácil escolher quais investimentos devem ser feitos.
- Comece fazendo uma lista de prioridades;
- Utilizar aplicativos de gestão também pode ajudar.
Investigue o que há por trás dos números
Ao fim do mês, quando você ver o resultado do lucro líquido, fica fácil notar que está abaixo do esperado. No entanto, é necessário compreender as causas por trás da queda.
Seus gastos são maiores que a previsão financeira original? Seu fornecedor aumentou o preço? Ocorreu o pagamento de horas extras a colaboradores para conseguir entregar os produtos ou serviços no prazo? Esses são alguns exemplos que podem te indicar onde foi o prejuízo.
Partindo daí você pode buscar uma solução. Se o aumento dos gastos foi devido a uma mudança de preço do fornecedor, você pode tentar negociar para conseguir descontos ou trocar de fornecedor.
Seja realista na hora de definir orçamentos
A melhor forma de criar um controle de gastos, criando um orçamento. Tente definir um orçamento que vá além de uma estimativa aproximada; utilize números históricos como base.
Caso esse processo não se enquadre a sua realizada, considere utilizar um orçamento base zero, que possibilita começar do zero, justificando cada despesa operacional antes de colocá-la em seu orçamento.
Após fazer isso, é importante monitorar esse orçamento para identificar as variações à medida que elas ocorrem. Não deixando de acompanhar meses depois, quando a ação corretiva não é mais uma opção viável.
Faça um gerenciamento de projetos adequado
Vamos supor que você vai realizar seu primeiro evento do ano. Mesmo que seja bastante útil revisar os custos após o término do evento para entender o que deu certo e o que não deu certo, é melhor monitorar os gastos do projeto em tempo real e tomar medidas corretivas antes que o processo exceda o orçamento.
Por tanto, crie uma cadência de monitoramento para cada projeto que realizar e tenha a certeza de que está tudo sob controle.
Fique de olho no seu estoque
Seu estoque pode ocupar um papel importante nos lucros. Pois se você vende produtos físicos, é importante aprender a andar na linha tênue entre ter estoque o suficiente para atender as demandas há tempo e ter estoque em excesso, aumentando os custos e gerando desperdícios.
Isso é particularmente essencial se seu produto possui uma data de validade. Por tanto, monitorar seu estoque de maneira adequada é um passo importante para ter seus gastos controlados ou reduzidos.
A melhor forma de organizar seu estoque e planejá-lo para maximizar retornos da sua organização é utilizando um software de gestão de estoque. Automatizar esse processo reduz os riscos de erro e perdas.
Organize seu fluxo de caixa
Junto com o planejamento financeiro, você também deve considerar organizar seu fluxo de caixa. Pois é muito importante para que você consiga enxergar de forma clara todas as despesas, receitas, contas a pagar e receber, investimentos e outros indicadores financeiros do negócio.
Você pode utilizar nosso modelo gratuito de fluxo de caixa, para usar como referência, caso ainda não possua uma planilha própria.
Vale lembrar que é importante sempre cadastrar as contas a pagar e receber para estudar os saldos consolidados e provisórios, o que dará uma base mais segura em relação às estratégias financeiras.
Defina processos
Para uma gestão financeira eficiente é fundamental desenvolver processos organizacionais e operacionais com foco na economia contínua e o controle de gastos, mas sem deixar que isso prejudique as tarefas operacionais da organização.
Envolva toda a equipe
Engajar seus funcionários é uma estratégia essencial. Os colaboradores devem estar envolvidos na estratégia e incentivados a dar sugestões que viabilizem a redução de gastos em seus respectivos setores.
Esse engajamento pode ser muito saudável para a empresa, desde que realizado de forma que não cause preocupações desproporcionais quanto a saúde financeira da organização.
Além disso, é importante deixar claro que ações que visam o controle de gastos e redução de custos são normais em qualquer negócio e seus resultados beneficiam todos aqueles que trabalham na empresa.
Estabeleça metas realistas
Controlar gastos é uma tarefa contínua e que deve ser continuamente aprimorada. Portanto, estabelecer metas mensais de economia possíveis de serem alcançadas aumenta a motivação pela busca dos objetivos.
Fortaleça o capital de giro
O capital que assegura o pleno funcionamento da organização nos períodos do mês em que a saída de dinheiro supera as entradas deve ser prioridade.
Portanto, nesse contexto, realizar o controle de gastos rigoroso ajuda a abastecer o caixa do capital de giro, assegurando que a empresa continue suas atividades sem prejudicar o negócio.
Deixe a tecnologia ajudar sua empresa
Negócios que querem realizar um controle de gastos eficiente podem se beneficiar bastante utilizando softwares de gestão financeira.
Esses sistemas, geralmente armazenados em nuvem, ajudam a fazer a gestão financeira de maneira intuitiva pois concentram todo o controle financeiro em um só local e com fácil visualização de dados e geração de relatórios.
Dessa maneira, ajudam a melhorar controle das finanças de forma geral, além de otimizar os resultados e a lucratividade.
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Agora que você já sabe como fazer a gestão financeira para um controle de gastos eficiente, conte com a Valoreasy para te ajudar a impulsionar sua empresa.
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