Já pensou em contratar um BPO financeiro para fazer a gestão financeira da sua empresa, mas não sabe ao certo quais os benefícios deste serviço?
Sabemos que gestores e empreendedores enfrentam desafios todos os dias para preservar a saúde do negócio. Por isso, juntamos informações importantes sobre o tema, para te ajudar ainda mais na sua caminhada pelo mundo dos negócios.
Conseguir identificar as melhores soluções para orientar a empresa é fundamental para que os processos funcionem conforme o esperado, operações sejam concluídas no prazo, entre outros.
A competitividade do mercado não poupa as empresas de alcançarem a excelência em gestão. Mas como atingir esse nível com tantos setores para gerir? Como realmente focar no core business?
Conforme a empresa vai crescendo fica cada vez mais difícil dar atenção exclusiva à atividade principal do negócio. E é aí que o BPO Financeiro se apresenta como a melhor solução.
Neste artigo reunimos todas as informações que você precisa saber para fazer a melhor escolha de um BPO financeiro para seu negócio. Além de disponibilizar um simulador gratuito CLT e BPO financeiro. Continue lendo!
O que é BPO financeiro?
A sigla BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, que significa terceirização dos processos de negócios. Ou seja, o BPO Financeiro é justamente a delegação de atividades que fazem parte da rotina financeira da empresa.
O BPO Financeiro engloba toda ou parte da gestão financeira para manter o controle das contas da empresa. Dessa forma possibilita um olhar estratégico sobre informações valiosas sobre a organização e ajuda nas tomadas de decisões.
Contratar uma terceirizada especializada na função é uma forma de garantir que os fluxos operacionais sejam realizados com eficiência operacional.
O BPO vem ganhando força e empresas de todos os portes e segmentos buscam esse serviço para aumentar a produtividade e a lucratividade, enquanto reduz custos.
Consequentemente ocorre a otimização dos resultados financeiros. O que possibilita que seus gestores olhem para o futuro e direcionam sua atenção para o que é importante para alcançar seus objetivos
Quais as vantagens do BPO financeiro?
Redução de custos
Uma das maiores vantagens do BPO financeiro é a redução de custos. As atividades financeiras de uma empresa são complexas e necessitam de uma equipe preparada para lidar com os números e desafios.
Ao terceirizar a gestão financeira, as atividades atreladas a esse setor são executadas por especialistas, de maneira eficiente e sem custos adicionais operacionais, de recrutamento e estrutura.
Aumento da produtividade
Conforme a empresa vai crescendo, fica cada vez mais difícil gerenciar todas as atividades com excelência.
Quem conhece o mercado empresarial compreende que uma boa gestão não depende apenas da venda de um determinado produto ou serviço, mas do desempenho geral dos processos.
Dessa forma, maior produtividade nas tarefas secundárias, essenciais para o grupo de operações, também deve receber a devida atenção.
Com a transferência da responsabilidade para a empresa terceirizada, a produtividade geral é fortalecida, aumentando o fluxo das operações e reduzindo a taxa de falhas.
Isso se dá, pois as empresas que ofertam esse serviço são formadas por profissionais preparados para todos os cenários, o que a faz atuar com propriedade em qualquer situação com ações e orientações rápidas e assertivas.
Aumento da eficiência
Como já dito anteriormente, outra vantagem de contratar o BPO financeiro é o aumento da eficiência.
Poder contar com profissionais experientes e capacitados permite que o empresário sempre esteja por dentro das práticas mais atuais do setor, mantendo uma postura à frente na execução dos trabalhos.
Por certo as equipes terceirizadas de BPO Financeiro baseiam-se na inovação, buscando o que há de mais moderno em termos de gestão, empregando metodologias padronizadas e softwares que otimizam e organizam as tarefas, executando as atividades com um planejamento mais assertivo.
Como funciona o BPO Financeiro na prática?
Entenda abaixo como o serviço terceirizado de BPO Financeiro funciona na prática quando é contratado por uma pequena ou média empresa.
1. Implementação
Em primeiro lugar, a empresa terceirizada estuda a vida financeira e contábil da empresa, conhecendo processos e analisando o histórico de transformação dos negócios.
Vale lembrar que essa etapa deve ocorrer somente após a assinatura do contrato, para evitar riscos de problemas relacionados a conflito de interesses e segurança da informação.
O objetivo nessa etapa é entender o cenário e sugerir alterações no processos que se adequem às necessidades e expectativas do empreendedor ao contratar o serviço.
Ferramentas, sistemas, métricas, controle, acompanhamento diário, mensal e anual, serão definidos nessa etapa, assim como o relatório gerenciador que são entregues nos tempos acordados.
2. Operação
Essa fase representa a rotina e como as tarefas são executadas pela terceirizada, atendendo as obrigações legais e burocráticas e fornecendo informações estratégicas para a tomada de decisão.
De forma geral, são fluxos contínuos de trabalho, mediados por tecnologias e acompanhadas por um profissional experiente da área que asseguram a segurança e agilidade de processos como:
- controle de contas a pagar e receber;
- agendamento de pagamentos;
- emissão de notas fiscais e cobranças;
- identificação, validação e armazenamento digital de documentos;
- conciliação bancária;
- elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
- análise das informações gerenciais e indicadores.
Além disso, a empresa de BPO Financeiro pode interagir diretamente com sua contabilidade, incrementando tarefas como:
- Certificação digital
- Emissão de NFs/mês
- Fechamento contábil
- Relatório de Impostos pagos
- Análise de otimização tributária
- Departamento pessoal
- Relatórios gerenciais de contabilidade
Portanto, a grande vantagem de integrar a contabilidade e o BPO financeiro é a possibilidade de utilizar a mesma documentação da escrituração contábil e rotinas financeiras, ganhando tempo e segurança da informação.
Assim, a fase de operação é contínua e pode ser revisada sempre que necessário, adicionando funções ou otimizando processos no seu negócio.
3. Suporte estratégico permanente
O BPO gera dados atualizados em tempo real, possibilitando que o empresário tenha mais segurança e confiança na tomada de decisão. Garantindo que a estratégia seja fundamentada em dados atualizados e precisos.
Por exemplo, a empresa de BPO Financeiro estabelece os principais indicadores financeiros que serão acompanhados e apresentados ao cliente contratante para demonstras como anda o financeiro do seu negócio.
Além disso, um outro exemplo dessa cooperação se dá na emissão das demonstrações financeiras acompanhadas de relatório gerencial com informações sobre o histórico e a saúde financeira da organização, prevendo problemas e oportunidades.
Também é possível se antecipar aos fatos realizando intervenções pontuais que asseguram a possibilidade de mudança de rumo conforme o mercado ou alterações na legislação.
Como escolher um BPO financeiro?
Assim como assegurar uma boa escolha de BPO financeiro, é também, muito importante realizar uma análise de mercado e das empresas que prestam esse tipo de serviço.
A análise de mercado te mostrará quais empresas atuam nesse segmento. É fundamental observar quais terceirizadas possuem mais experiência no segmento específico, para garantir que a empresa contratada saberá lidar com as demandas do seu negócio.
Em seguida, você terá melhores condições de selecionar entre as terceirizadas que se destacaram na primeira análise, buscando identificar aspectos de engajamento e compromisso.
Outro ponto que merece sua atenção é a inovação. Ou seja, uma empresa inovadora que investe em softwares de gestão e ferramentas que otimizam os processos, possivelmente garante a qualidade e agilidade do serviço.
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Quais as características importantes ao escolher uma empresa de BPO Financeiro?
Escolha uma empresa legalmente constituída: A fim de garantir a segurança da informação e o grau de qualificação necessário para atividade, dê preferência a empresas que possuem CNPJ próprio e emitem notas fiscais pelos serviços prestados.
De preferência a empresas com boas referências de mercado: Contar com empresas que possuem boas referências gera mais tranquilidade e confiança na terceirização.
Por tanto, quando for escolher o seu BPO é importante procurar pela reputação da empresa na internet, com relatos e opiniões de outros empreendedores que já contrataram o serviço com a mesma.
Entenda o software de gestão utilizado no BPO: Para que as informações financeiras do seu negócio estejam sempre atualizadas e corretas, é necessário , antes de contratar o serviço, entender qual sistema utilizado e pedir uma demonstração das funcionalidades da ferramenta.
Escolha um serviço que ofereça um preço justo: O valor cobrado pela terceirizada deve ser atrativo, já que a ideia é reduzir custos e otimizar a gestão.
Algumas empresas oferecem preço fora do mercado, por tanto, antes de assinar o contrato, realize uma cotação entre pelo menos 3 terceirizadas para garantir um bom negócio.
Vale lembrar que nem sempre o mais barato é o melhor, por isso a importância da comparação de valores, que irá te dar uma média entre os valores justos, garantindo a qualidade do serviço.
Profissionais qualificados: Busque uma empresa terceira que conte com uma equipe treinada e capacitada, que possa oferecer o melhor para sua empresa.
Quais os serviços prestados por um BPO Financeiro?
Controle e Organização Financeira
Fluxo de Caixa: gerir bem o fluxo de caixa é fundamental para qualquer empresa, sendo esse um processo que, caso ocorra erros, pode levar empresas a fecharem suas portas.
Contas a Receber: Ter controle do que irá receber é essencial para a saúde financeira da empresa. É muito importante conhecer bem o que a empresa tem para receber de curto a médio prazo.
É preciso conhecer quem são as pessoas que devem algum valor à organização, quanto elas devem e quando elas precisam pagar, esteja aberto a negociações e tenha como contatá-las. Controlar contas a receber é uma das entregas mais importantes do BPO Financeiro.
Contas a Pagar: saber quais as obrigações da sua organização com terceiros, sejam fornecedores ou órgãos governamentais, é muito importante para o desenvolvimento da empresa.
Controle das Despesas: a terceirizada precisa estar atenta e orientar o empresário quanto a despesas que podem comprometer o caixa da empresa por determinado tempo.
Gestão de contas a Receber: Ter controle do que irá receber é essencial para a saúde financeira da empresa. Por isso, é muito importante conhecer bem o que a empresa tem para receber de curto a médio prazo.
Estratégia, Análise e Redução de Riscos
Agendamento de pagamentos: Quanto tempo do seu dia você perde analisando e agendando pagamentos, além de verificar se há saldo em caixa para realizar os pagamentos no prazo? Por certo o BPO realizará essas tarefas mais repetitivas te dando mais tempo para se dedicar ao desenvolvimento de sua empresa.
Controle de Conta Corrente: Controlar o extrato da conta-corrente de uma organização pode demandar tempo, por ocorrer muitas transações de entradas e saídas em um único dia. Certamente o BPO Financeiro ficará de olho para você.
Gestão de inadimplência: quem são as pessoas ou empresas que devem algum valor para sua empresa? Todas as empresas possuem devedores no mercado e é muito importante ter acompanhamento e efetuar a cobrança. Essa é mais uma das atividades do BPO financeiro.
Conciliação de Cartão de Crédito e Débito: Comumente as empresas realizam muitas vendas através de cartões de crédito e débito, todas essas vendas sofrem a dedução de uma taxa cobrada pela operadora da máquina de cartões.
Além disso, a taxas podem variar conforme a condição de pagamento (débito ou crédito), quantidade de parcelas e até mesmo acordo com a bandeira dos cartões.
O BPO deve ter controle sobre essas operações e efetuar a conciliação, o que permite ter certeza no repasse feito pela operadora da máquina de cartão de crédito, além de analisar as melhores condições e taxas para seu negócio.
Emissão de Recibos: A fim de evitar possíveis transtornos no futuro é necessário guardar e organizar os recibos de pagamentos efetuados. Desse modo, é necessário que a terceirizada esteja pronta para prestar esse suporte com o BPO.
Relatórios: é imprescindível que o serviço BPO financeiro consiga gerar relatório financeiros e de resultados de fácil compreensão e representem bem os resultados da organização. Certamente é um grande diferencial.
Dica Final! Descubra o que é melhor para sua empresa: BPO Financeiro ou contratar CLT?
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