Controlar o fluxo de caixa é fundamental para cuidar da saúde financeira da sua empresa. Pois, ele possibilita identificar os lucros, riscos de prejuízos e quais produtos ou serviços geram mais renda.
Realizar o controle das finanças do seu negócio pode ser desafiador, principalmente quando você empreende sozinho. Já que, na correria do dia a dia, é natural acabar esquecendo de realizar algum registro, não ter tempo para o controle das contas ou cometer erros na conferência do caixa.
O fluxo de caixa é um dos mais importantes instrumentos de controle e organização financeira. Usado para compreender a movimentação do capital, ele é feito com base nas entradas e saídas de recursos de forma diária, mensal ou anual.
Se você se identifica com esse cenário, saiba que essas dificuldades são mais comuns do que você imagina. E pra te ajudar nessa missão, separamos neste post, tudo que você precisa saber para fazer uma boa gestão do fluxo de caixa de sua empresa. Continue lendo!
O que é gestão de fluxo de caixa?
Resumindo, o fluxo de caixa é a movimentação da entrada e saída do dinheiro de sua empresa em um período de tempo. Dessa forma, a gestão do fluxo de caixa se refere a estratégias e técnica para aumentar a receita e atenuar gastos.
Portanto, é muito importante que as movimentações financeiras sejam corretamente registradas, como contas a pagar e receber, receitas, despesas, empréstimos e financiamentos, rendimento ou desvalorização de investimentos, entre outros.
Desse modo, quando um empreendedor que precisa aperfeiçoar o fluxo de caixa da sua empresa, deve descobrir meios de gerir e organizar melhor o capital que recebe e gasta com a empresa.
Na ferramenta do fluxo de caixa devem ser registrados:
- Todos os recebimentos: vendas à vista em dinheiro, comprovantes de transferências, cartões, vendas a prazo, cheques, recebimento de duplicatas, entre outros
- Todos os pagamentos: compras a vista e a prazo, pagamentos de duplicatas, despesas e outros pagamentos
- Previstos: recebimento e pagamentos que estão previstos para o futuro.
Quais os objetivos de gerir o fluxo de caixa?
Controle financeiro
O fluxo de caixa é um reflexo dos resultados financeiros de sua empresa. Por esse motivo é tão importante mantê-lo sempre atualizado. Esse controle te permite tomar decisões mais estratégicas em menos tempo e com maior chance de assertividade.
Previsibilidade
Gerir bem o fluxo de caixa te permite visualizar, em um determinado período, quais são os melhores e piores momentos da organização. E baseando-se nos resultados, buscar identificar os motivos e analisar o que pode ser mudado.
Com uma visão geral, também verificar a possibilidade de pagar contas antecipadamente, e assim garantir algum tipo de desconto.
Entender o impacto de futuros gastos no caixa da empresa
Outro objetivo da gestão do fluxo de caixa é identificar e entender como determinadas despesas irão impactar no faturamento da empresa. Por isso, está diretamente relacionada à gestão do capital de giro.
Conhecer as entradas e saídas do caixa, te ajuda a planejar melhor os investimentos e despesas. Com a projeção do saldo de contas, é mais fácil fazer compras evitando armadilhas que podem levá-lo a ficar sem o capital de giro.
Evitar saldos negativos
Realizando uma boa gestão do fluxo de caixa, é mais fácil evitar que a empresa finalize o mês com saldo negativo.
Conhecendo os dias que receberá pagamentos ou que terá algumas despesas, te ajuda a sempre ter um saldo para quitá-las. O que é muito importante para preservar a credibilidade da empresa e manter a contas em dia.
Contudo, existem premissas que são imponderáveis e fazem parte da atividade empresarial, como por exemplo, a quantidade de vendas diárias e mensais. Dessa forma, mesmo que as vendas não tenham os resultados esperados, uma boa gestão do caixa te ajudará a manter-se em funcionamento.
Entender melhor a origem e o destino do dinheiro
Você sabe de onde vem e para onde vai o capital da sua empresa? E como isso pode ajudá-lo?
Uma gestão de fluxo de caixa eficiente pode te informar de forma clara e sem muito esforço. Essa estratégia pode te informar se você tem gasto mais do que deveria ou até efetuado investimentos pouco rentáveis.
Qual a maneira correta de fazer o fluxo de caixa na sua empresa?
Entendendo o que é e quais os objetivos da gestão do fluxo de caixa, confira qual o jeito certo de fazer o fluxo de caixa de sua empresa.
Dicas para melhorar o fluxo de caixa da sua empresa:
Estabeleça um período para realizar a gestão do caixa
O primeiro passo para gestão do fluxo de caixa é determinar um período de análise. Cada empresa tem um modo particular de funcionamento, então esse período pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal. Não é recomendado ultrapassar um mês, pois isso pode gerar um descontrole nas finanças.
Após determinar esse intervalo, é necessário manter um registro completo das transações realizadas nesse período. Dessa forma, quando chegar o dia escolhido para a análise do fluxo de caixa, você terá todas as informações necessárias.
Registre todas as movimentações e as separe por categoria
É importante registrar todos os gastos e receitas, inclusive os pequenos, pois quando somados esses pequenos valores representam uma parcela significativa da qual você não terá registros. Registrar todas as movimentações também te ajudará a mapear e evitar desperdício de dinheiro.
Além disso, categorizar as informações é uma estratégia que permite monitorar melhor os tipos de gastos que equivalem a maiores saídas, assim como de onde vem a maior parte de sua receita. Separe também, as despesas e receitas fixas.
Tenha um método para diferenciar receitas e despesas nos registros de caixa
Ter um método para diferenciar o que é despesa e receita em seus registros vai te ajudar a visualizar melhor as informações do que é receita e despesa. Uma maneira simples é diferenciar visualmente por cores.
Você pode adotar a cor vermelha para despesas e verde para receitas ou adicionar o sinal de positivo na frente das entrada e o negativo nos valores que saem do caixa.
Gerencie bem o estoque de sua empresa
É importante compreender que o estoque da empresa é um capital imobilizado, já que não gera nenhum rendimento ou juros. Dessa forma, gerenciar bem o estoque é fundamental para garantir a existência de capital de giro e um bom fluxo de caixa.
Um estoque organizado possibilita saber exatamente o quanto ainda precisa comprar de cada item ou quando realizar promoções a fim de incitar a venda de determinado produto.
Faça um planejamento a longo e curto prazo
Com a gestão do fluxo de caixa sua empresa realiza um planejamento a longo e curto prazo, conseguindo visualizar uma projeção média para os próximos meses, possibilitando programar investimentos no futuro.
Adote um software para gestão do fluxo de caixa
Não é novidade que a tecnologia se tornou uma grande aliada dos empreendedores. Tarefas burocráticas e complexas se tornaram mais simples e seguras.
Os softwares de gestão são excelentes exemplos de como o avanço tecnológico ajuda o empresário a gerir melhor seu negócio. Então estude a possibilidade de automatizar os processo inserindo esse programas na sua empresa, minimizando as chances de erro e otimizando tempo e dinheiro.
Acompanhe os saldos de todas as contas bancárias de sua empresa
Para garantir uma boa gestão de fluxo é fundamental saber exatamente o seu saldo bancário, por isso, acompanhe todas as contas correntes, poupanças, cofres e demais locais que você possui dinheiro.
Crie o hábito de registar esse valor e verificar aumentos e quedas, pois é a base do seu fluxo de caixa. Ignorar essas quantias e gerir apenas os pagamentos e receitas é um erro, já que não traduz a real situação da empresa.
Diminua a necessidade de capital de giro
O capital de giro garante a constância das operações do seu negócio por longos períodos. Assim, o empreendedor deve viabilizar ações para que o montante de recursos disponíveis permaneça em um volume adequado.
É importante realizar negociações com seus fornecedores, a fim de que os prazos de pagamentos sejam entendidos. E simultaneamente também pode ser importante diminuir o prazo de recebimento de seus clientes.
Dessa forma, o capital disponível para as obrigações financeiras será o menos possível, dando mais margem de investimento para atividades estratégicas da organização.
Saiba quais são os itens que mais geram entradas em seu caixa
Você também deve identificar e projetar as entradas no caixa da sua empresa. Uma boa forma de fazer isso é saber quais os produtos geram mais receita, que vendem mais e aqueles que por algum motivo não vendem tão bem no período que está sendo analisado.
Outro fator que pode influenciar nas entradas é a sazonalidade e identificar como isso ocorre te dará mais segurança para escolher o momento de assumir ou não uma despesa não fundamental, a fim de evitar desequilíbrios financeiros.
Aceite diversos meios de pagamento
Aceitar diversos tipos de pagamento é tão importante quanto oferecer o parcelamento. Não vale a pena correr o risco de perder vendas por não aceitar determinado tipo de pagamento. Portanto é recomendável aceitar cartões de crédito e débito de todas as bandeiras, pagamento com Pix, QR code, entre outros.
Saiba cobrar clientes inadimplentes
Saber cobrar os clientes inadimplentes é um ponto importante para manter um bom fluxo de caixa. Portanto, esteja preparado para entrar em contato e se mostre disponível para negociações e condições que facilitem o pagamento da dívida.
Após a negociação, envie um e-mail ou mensagem (chat, sms) confirmando o que foi acordado, com informações sobre o prazo de vencimento, valor, juros, etc. Se possível inclua um link para facilitar o pagamento.
Recompense clientes fiéis
Trabalhe para fidelizar clientes, para gerar uma melhora no fluxo de caixa da sua empresa, garantindo pagamentos antecipados e uma previsão de recebíveis com algumas estratégias.
Uma boa alternativa é criar programas de recompensas com brindes e descontos exclusivos, assim o cliente se mantém satisfeito e comprando da sua marca.
Você também pode criar assinaturas de serviços ou aquisição de produtos com vantagens, como o frete grátis ou valor promocional, por exemplo. Dessa forma, garante receita recorrente.
Corte despesas desnecessárias
Verifique seus registros do fluxo de caixa e revise despesas perguntando-se. Quais despesas são fundamentais para o bom funcionamento da empresa? Dentre as despesas necessárias existe alguma alternativa mais barata ou forma de diminuí-la?
Assim, realizando essa revisão das despesas atuais, possivelmente você irá encontrar gastos dispensáveis ou maneiras de atenuá-los.
Avalie o seu capital de giro
O lucro alcançado pela sua empresa foi o esperado? Se a resposta for não, é interessante focar os esforços nos produtos e serviços que garantem mais retorno ou até renegociar os contratos com clientes.
Com a gestão do fluxo de caixa você poderá estudar os resultados e verificar se o desempenho está conforme com o esperado.
Defina seu capital de reserva
Se você já costuma analisar os resultados do seu negócio, então já deve ter percebido que em alguns meses é necessário gastar mais para manter-se funcionando.
Por isso, ter um capital de reserva é muito importante para manter a estabilidade nesses períodos. Sem depender das vendas do mês em questão ou de empréstimos pagando juros altos.
Possua metas financeiras
Estabeleça metas ambiciosas e desafiadoras, mas que sejam possíveis de alcançar. Isso estimulará a melhora no desempenho geral. Dessa maneira, esse grande desafio norteará qual o caminho a empresa deve seguir para o crescimento.
Como é possível perceber, gerir bem o fluxo de caixa é uma estratégia que merece uma atenção especial. Pois um fluxo desorganizado e mal gerenciado pode ser bastante prejudicial para a saúde do seu negócio.
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