Você sabe como delegar tarefas dentro da sua empresa? No texto de hoje, vamos te ajudar a entender como distribuir as atividades e responsabilidades no dia a dia do negócio.
O ato de delegar tarefas na empresa, é sem dúvidas, um dos pontos fundamentais para o sucesso do negócio. Ter uma base clara de como fazer isso, na prática, é o que todo administrador deve buscar.
Afinal de contas, é através dos colaboradores e suas tarefas que a empresa se desenvolve. Dito isso, no texto de hoje, vamos te mostrar como delegar tarefas na empresa e obter os melhores resultados.
Importância de delegar tarefas
Para entender toda a importância de delegar tarefas na empresa, é preciso entender como, de fato, funciona uma empresa. Assim, você consegue entender melhor o porque é preciso saber como delegar as tarefas para sua equipe.
Na realidade, a importância ainda maior está antes mesmo de o colaborador entrar na empresa. Afinal, se a empresa contratar um colaborador sabendo que ele faz “x”, mas espera que ele faça “y”, é uma fórmula para o insucesso.
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Dito isso, podemos dizer que o ato de delegar as tarefas corretas para os colaboradores corretos, é o que faz uma empresa de sucesso avançar.
Além disso, a centralização de tarefas é um problema enfrentado por muitos gestores de negócios. Já ouviu falar no dono da empresa que está sempre na operação e nunca tem tempo para a estratégia do negócio? O Will Brandão, CEO da Valoreasy, já falou sobre o mito do empresário especialista que foca na operação e pode atrapalhar o crescimento da empresa neste vídeo.
Neste cenário, distribuir as atividades entre os colaboradores é um bom caminho para evitar a sobrecarga de trabalho (inclusive ao empresário) e é uma oportunidade de abrir novos horizontes e possibilidades para a empresa.
Ao atribuir responsabilidades para membros com competências e especializações em áreas específicas, cresce a produtividade e capacidade de realizar o trabalho de forma mais rápida e criativa.
Dessa forma, o administrador da empresa precisa saber exatamente o que precisa ser feito e delegar as atividades aos respectivos responsáveis.
Dicas de como delegar tarefas na empresa
Abaixo vamos apresentar algumas dicas para delegar tarefas da forma correta na empresa.
Conheça os processos da empresa
É muito importante que o líder da empresa conheça todos os processos e atividades do negócio. Além disso, é preciso saber como executar e quais são as ferramentas utilizadas na execução para que possa ensinar e repassar o conhecimento no momento de delegar a tarefa ao colaborador.
Busque colaboradores com base nas tarefas comuns da empresa
Todo empreendedor deve ter claro as tarefas que a empresa precisa executar para desenvolver e vender seu(s) produto(s) e/ou serviço(os). Após ter isso claro, é hora de encontrar colaboradores para cuidar dessas tarefas.
Desse modo, é comum que na hora de abrir vagas, a empresa já deixe claro o que busca para determinada função. Assim, os candidatos já vão saber o que precisará ser feito.
O momento da entrevista também é muito importante. Onde a empresa precisa ser muito transparente no que busca no colaborador, para ter o máximo de informações e fazer a escolha certa.
Ter claro as funções e tarefas de cada cargo é fundamental, para conseguir delegar as atividades da melhor forma. Assim sendo, será mais fácil colocar o especialista da área para dar conta da tarefa mais adequada às suas especialidades.
Desse modo, todo o processo ficará mais simples, porque o colaborador já sabe o que fazer, e o que a empresa espera dele.
Capacitação dos colaboradores
Outra forma de garantir que os colaboradores estejam prontos para executar as tarefas que lhes serão delegadas, é garantir que a empresa está dando o suporte e capacitação para eles.
Afinal, existem muitas empresas que investem na capacitação de seus colaboradores. Não deixando de lado o que eles já sabem, mas sim trazendo a capacitação para eles poderem estar cada vez mais aptos para ter o melhor desempenho.
Dessa forma, a empresa garante que eles estejam cada vez mais preparados para suas tarefas, ao mesmo tempo que estreitam ainda mais a relação com os colaboradores.
Ser claro e se ater aos prazos
Muitas vezes algumas tarefas não saem como esperado justamente pela comunicação dessa tarefa. Desse modo, não basta apenas delegar tarefas, é preciso garantir que o colaborador entenda o que está sendo proposto.
Afinal, de nada adianta ter excelentes profissionais, se na hora de delegar as tarefas a informação sobre a atividade é repassada com algum ruído. Sendo assim, na hora de distribuir as atividades, é preciso garantir clareza na comunicação que todos entendam o que deve ser feito.
Inclusive, reuniões semanais ajudam a equipe a entender melhor os objetivos por trás da empresa. Garantindo assim que as tarefas sigam sempre na melhor direção possível.
O foco deve ser em passar exatamente o que a empresa busca nessa tarefa. É claro que o colaborador deve saber o que está fazendo e ser proativo, entretanto, quanto mais claro for o objetivo da tarefa, mais fácil será todo o processo.
Além disso, o tempo é algo crucial dentro de qualquer empresa. Sendo assim, além de passar de uma forma clara a tarefa é preciso estipular um prazo para que seja concluída.
Entretanto, é claro que não pode “chutar” um número. É preciso analisar de forma clara, o tempo correto para que a atividade seja executada. Desse modo, não pode ser para mais ou para menos, é preciso delegar tarefas com o prazo correto.
Verifique se há outras opções (BPO Financeiro)
É comum dentro de uma empresa o gestor buscar colaboradores para realizar determinadas tarefas. Entretanto, algo que ainda não é muito visto nesse cenário, principalmente em funções ligadas ao financeiro, é justamente a possibilidade de terceirizar determinadas atividades da empresa.
A Valoreasy é especialista em BPO Financeiro, que nada mais é do que a terceirização da rotina financeira do negócio. Com isso, é possível transferir a gestão financeira para especialistas da área cuidarem.
Com o BPO Financeiro, por exemplo, é possível delegar tarefas para profissionais altamente capacitados. Assim, a empresa garante a melhor gestão financeira, sem ter que se preocupar com todos os pontos que apontamos neste artigo.
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Como dito acima, a melhor maneira de delegar tarefas na empresa, é justamente ter a mão de obra mais qualificada para executá-la.
Além disso, a empresa poderá focar seus esforços em outros pontos, e deixar que os especialistas cuidem da parte financeira.
Entretanto, é claro que o BPO Financeiro tem seu custo. Por isso, muitos empreendedores podem ficar com dúvidas se vale mais a pena investir nessa terceirização ou contratar colaboradores para cuidarem dessa frente.
E realmente, essa é uma questão muito importante, que vale a pena demandar tempo para garantir que a melhor escolha será feita.
Por isso, a Valoreasy elaborou um material gratuito com um simulador onde os empresários podem fazer a comparação, se vale mais a pena investir no BPO financeiro ou na contratação de colaboradores. Baixe agora o Simulador CLT e BPO Financeiro.
Com ele é possível simular os gastos para cada opção e assim te ajudar a definir qual é a melhor escolha para o momento e para a realidade da sua empresa.
