Sua empresa tem orçamento e controle ou é guiada pelo acaso? Você comanda sua empresa ou é comandado por ela?
O planejamento empresarial é uma das principais atividades dos gestores de empresas. É a análise sistemática dos pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. Por meio dessa análise, podem se estabelecer os objetivos, as estratégias e as ações com assertividade.
Planejar não garante o sucesso nem elimina os riscos, mas permite tomadas de decisões mais conscientes. Por isso, essa atividade não pode ser negligenciada.
São basicamente três os instrumentos necessários para o planejamento empresarial: plano estratégico, orçamento e controle orçamentário.
O plano estratégico define os fundamentos da empresa: missão, visão, valores e objetivos. Já o orçamento é a expressão quantitativa formal do plano estratégico em um horizonte de tempo. Por fim, o controle orçamentário é o monitoramento (comparação do orçado e do realizado) do orçamento.
Esse artigo apresenta a importância e a estrutura dos orçamentos das empresas e também como fazer o acompanhamento periódico dos resultados através do controle orçamentário.
Planejamento Orçamentário
Além de permitir uma análise prévia das expectativas futuras, o orçamento também serve para motivar as áreas e os colaboradores da empresa para alcançarem os objetivos. Além disso, é uma ferramenta usada para avaliações de desempenho, antecipação de possíveis problemas e revisão de gastos.
O orçamento é composto basicamente das receitas e dos gastos estimados para um determinado período de tempo, geralmente anual. Ele ajuda os gestores em três decisões básicas: financiamentos (como a empresa irá captar os recursos), investimentos (como irá aplicar os recursos) e operacional (como usará os recursos para gerar benefícios futuros).
Dependendo do tamanho da empresa, o planejamento orçamentário pode ser feito através de planilhas do Excel ou de sistemas informatizados. Mas, independente da opção escolhida, deve haver duas etapas integradas: a elaboração do orçamento com os valores previstos e o preenchimento dos valores realizados na medida que forem ocorrendo.
Além disso, para que haja sincronismo entre planejamento, execução e controle é essencial que haja treinamento, comprometimento e feedbacks para os profissionais da empresa. A elaboração do orçamento anual deve ser feito alguns meses antes do início do ano.
Orçamento das Receitas
O orçamento das receitas é o mais crítico, pois é ele que determina o restante do orçamento. Isso porque estimativas abaixo do real pode fazer a empresa comprar menos estoque ou produzir menos do que deveria, comprometendo os lucros. Por outro lado, estimativas acima do real pode gerar gastos maiores do que o necessário e também perda de lucro.
A projeção de receitas deve considerar basicamente as quantidades vendidas e os preços que serão praticados. Mas não pode ser um exercício de adivinhação. Deve levar em consideração as premissas do plano estratégico, o histórico do passado, a sazonalidade e eventuais mudanças no ambiente macroeconômico (política governamental, inflação) e microeconômico (clientes, concorrentes, fornecedores).
A realidade do negócio de cada empresa indica a melhor forma de estimar as vendas. Afinal, para algumas empresas é conveniente descrever o comportamento das vendas para cada um de seus produtos. Outras poderão fazer por grupos de produtos. E ainda há aquelas que só é possível definir valores como um todo.
Quanto aos preços, o trabalho pode ser facilitado quando se aplicam preços fixos ou definidos por indexadores. Mas, no caso, de haver uma imprevisibilidade muito grande no comportamento dos preços, o melhor é projetar preços de forma conservadora, considerando os piores cenários.
Orçamento dos Gastos
O orçamento dos gastos serve para estimar as despesas e os custos, mas também serve para estabelecer limites para a viabilidade da empresa. Isso porque o orçamento deve garantir a sobrevivência da empresa no pior cenário e ter a máxima rentabilidade no melhor cenário.
A previsão de gastos deve estar de acordo com a previsão das receitas. Por isso, quando há baixa variabilidade nas receitas, a empresa pode ter estruturas fixas maiores e maiores ganhos de escala. Por outro lado, as empresas com alta variabilidade nas receitas precisam trabalhar com estruturas fixas menores.
Os gastos de uma empresa podem estar associados à produção (custos) ou à administração (despesas). Esses gastos ainda podem ser variáveis ou fixos.
Os gastos variáveis são aqueles que variam conforme o nível da atividade e devem ser os primeiros a serem estimados. Esses gastos podem ser variáveis em função da receita (impostos, comissões de vendas, taxas de cartões) ou em função das unidades (compra ou produção).
No comércio, os gastos variáveis são calculados considerando a necessidade de compra de estoque. Na indústria, são calculados considerando as fichas técnicas ou ticket médio de cada produto. Já nos serviços, pela dificuldade de padronização, utiliza-se normalmente uma média de gastos.
Os custos fixos são aqueles que não variam conforme a atividade da empresa (aluguel, água, luz, telefone, administração). Eles geralmente estão relacionados à estrutura da empresa como um todo. Para que a empresa tenha lucro, a diferença entre a receita e o somatório dos gastos variáveis precisa ser maior que o somatório dos gastos fixos.
O orçamento desses gastos geralmente leva em consideração o histórico mais recente dos valores pagos. Mas uma boa prática de gestão é sempre procurar alternativas para reduzir gastos ou, quando possível, transformar alguns gastos fixos em gastos variáveis.
Controle Orçamentário
Como só se gerencia aquilo que se controla, o controle orçamentário é peça fundamental na atividade de gerenciamento, pois indica o que não está se comportando como deveria.
A comparação entre o orçado e o realizado permite um monitoramento do plano estratégico, a adoção de ações corretivas e a retroalimentação do processo. Muitas empresas utilizam o controle das variações para fazer revisões no orçamento.
O controle orçamentário também serve para influenciar os colaboradores da empresa, principalmente aqueles que são responsáveis por alguma área específica, a alcançarem aquilo que foi projetado.
Quando os membros da empresa sabem que serão avaliados pelo controle orçamentário, o comprometimento tende a ser maior.
Como vimos, o orçamento é o plano que direciona e comunica, através de quantificação financeira, a estratégia da empresa para os colaboradores. Sua elaboração força os gestores a analisarem vários aspectos estratégicos da empresa.
Agora que você já sabe a importância do orçamento e do controle, que tal então chamar um de nossos consultores no whatsapp para terceirizar o controle financeiro de sua empresa?
