KPI, em tradução literal, significa indicador-chave de desempenho, isto é, uma métrica para mensurar resultados em pequenas, médias ou grandes empresas.
Apesar de ser uma importante ferramenta para qualquer empresa, muitos empreendedores não olham com a devida atenção para ela. Afinal, o que uma simples sigla em inglês pode ajudar um negócio ainda pequeno?
Na prática, as KPIs são formas de tornar o seu resultado mais tangível, especialmente a longo prazo. Isso facilita na hora de definir metas e acompanhar os resultados que aproximam a sua empresa de um objetivo.
Inclusive, os lucros podem ser um indicativo financeiro relevante, assim como a rotatividade de clientes ou a prospecção de novos parceiros.
Hoje, nós mostramos tudo o que você precisa saber sobre KPI e tiramos as dúvidas mais pertinentes aos novos empreendedores!
O que é um indicador?
O indicador é uma medida de desempenho que indica o status de um objetivo ou o resultado que uma empresa alcançou, seja positivo ou negativo.
Geralmente, um indicador se limita às definições de bônus ou ônus aos negócios. Ou seja, ao finalizar uma campanha de marketing pago online, as métricas são responsáveis por definir o sucesso ou insucesso das campanhas até então ativas.
Aplicado ao dia a dia e sob a ótica do empreendedorismo, um indicador pode ser definido de inúmeras formas, como o número de vendas, a quantia em caixa, as porcentagens de vendas, as estatísticas de novos clientes, entre outros exemplos.
Tendo em mente que todos os processos de um negócio são mutáveis para bem ou mal, os indicadores colocam o foco do empreendedor no que realmente importa.
Contudo, um indicador pode não funcionar bem quando visto isoladamente. Para entender melhor, basta considerar que uma métrica de vendas, simplesmente, não indica que a empresa esteja tendo lucro de fato, já que essa informação depende de outros fatores, como os custos fixos e variáveis da sua empresa.
Justamente por isso, a KPI existe e serve para aperfeiçoar ainda mais a gestão de um negócio.
O que é uma KPI?
Como dissemos, a KPI é uma sigla em inglês que significa Key Performance Indicator (Indicador-chave de desempenho em tradução livre) e cria fatores para avaliar o desempenho de um negócio.
As KPIs podem ser baseadas em diferentes métricas para mensurar um resultado. Deste modo, elas consideram fatores e informações qualitativas e quantitativas com o propósito de medir o desempenho com mais assertividade.
Indo além disso, vale destacar que a escolha dos indicadores-chave deve considerar as aspirações e prioridades do seu negócio. Acima de tudo, elas devem ser combinadas com diferentes métricas para aumentar a precisão dos resultados de desempenho.
Considere-se que você está à frente de uma agência de comunicação e quer entender o retorno de cada cliente para o seu negócio. Para fazer isso, é possível definir o Valor do Tempo de Vida do Cliente, ou lifetime value (LTV), como uma KPI.
A LTV cruza as métricas de valor do ticket médio, o número de transações por ano e os anos de relacionamento. A partir do resultado, você consegue tomar decisões mais afirmativas para melhorar este índice.
Com isso, você reduz o custo de prospectar novos clientes e aumenta a retenção dos atuais parceiros.
Melhores KPIs para pequenas e médias empresas
As KPIs estão presentes em diferentes áreas de um negócio. Porém, elas se destacam no setor financeiro por ter ligações diretas com toda a estrutura da empresa. Ou seja, sem um bom desempenho financeiro, não há como investir em marketing, fazer contratações etc.
Ainda no exemplo de uma agência de comunicação, uma KPI pode ir além dos indicadores mais comuns, como lucratividade e retorno sobre investimento (ROI).
Abaixo, nós trazemos alguns exemplos de indicadores-chave de desempenho para pequenas e médias empresas!
1. Lifetime value (LTV)
Como vimos acima, a lifetime value é uma KPI que indica o retorno de cada cliente durante o período de uma parceria.
A função deste indicativo de desempenho está na definição mais precisa das métricas positivas ou negativas que cada cliente proporciona. Isto é, os investimentos necessários em cada período, o tempo médio de parceria, os gastos que envolvem os serviços etc.
O lifetime value tem o seguinte cálculo:
LTV = valor do ticket médio x número de transações por ano x período de relacionamento (ano ou meses).
2. Custo de Aquisição de Clientes
O Custo de Aquisição de Clientes (CAC) está entre as KPIs mais utilizadas nas pequenas e médias empresas por indicar os custos necessários até o início de uma venda.
Na prática, esta KPI considera todos os investimentos necessários para prospectar um cliente. Assim, coloca-se na ponta do lápis as ações necessárias para acontecer uma conversão.
Para empresas pequenas e ainda nos primeiros meses, essa informação traz mais propriedade ao desempenho da equipe comercial e mostra se há ou não um crescimento sustentável do novo negócio.
O cálculo do CAC é bastante fácil, desde que o gestor tenha todos os gastos feitos para converter um determinado número de clientes em um período específico. A fórmula se resume a:
CAC = valor investido na aquisição de novos clientes ÷ número de novos clientes no período de investimento.
Aqui, é importante ter em mente todo investimento feito no período selecionado por você. Ou seja, não há razão para diferenciar gastos com marketing e os valores devem incluir todos os processos de divulgação, deslocamento, salários, entre outros custos até a venda.
3. Ciclo financeiro
Como o próprio nome sugere, o ciclo financeiro mostra o prazo médio entre os recebimentos na empresa e os pagamentos realizados em um período.
Com esta KPI você calcula e encontra o fluxo de entradas e saídas do caixa, e considera o prazo entre recebimentos e contas a pagar, seja com fornecedores, colaboradores ou outros stakeholders.
O cálculo do ciclo financeiro também está longe de ser difícil. Pelo contrário, basta somar o ciclo da sua operação com o prazo médio de pagamento, como mostra a fórmula abaixo:
Ciclo financeiro = ciclo operacional – prazo médio de pagamento
Vale destacar que a fórmula acima considera o ciclo operacional como a soma dos dias entre a compra da mercadoria até o recebimento da venda.
Quanto menor o ciclo financeiro, melhor, pois isso significa que o descompasso entre a saída de dinheiro do negócio para pagamento de fornecedores e o efetivo recebimento de uma venda é pequeno, reduzindo a necessidade de caixa do negócio.
4. Burn rate
Você, gestor, sentiu que trabalha mais a cada dia e ainda assim não viu tantos ganhos no caixa da empresa? Essa sensação fica ainda mais detalhada ao definir o burn rate como um indicador-chave de desempenho.
Ele diz respeito à taxa de uso do caixa do seu negócio e mostra a velocidade do uso dos recursos até então disponíveis.
Para pequenos negócios, esta KPI financeira se torna uma das mais essenciais. Isso porque ela mostra quanto tempo você tem até voltar a investir no próprio negócio.
O cálculo burn rate pode ser adaptado conforme o seu período de balanço financeiro. Sendo assim, o cálculo fica:
Burn rate = despesas – receitas.
Geralmente, o cálculo do burn rate é comparado com resultados de outros períodos, dando preferência ao mesmo mês do ano anterior. Ao fim, você vê se o fluxo de caixa aumentou ou diminuiu e tem um panorama mais completo do próprio negócio.
Para fintechs e startups, o cálculo do burn rate se torna indispensável por mostrar as saídas do caixa ao longo dos meses. Em prática, você tem em mente o quanto o seu fluxo de caixa atual permite uma operação com capital próprio.
Ao ver uma queima muito acelerada do capital, você pode tomar decisões para reduzir custos ou se preparar para uma nova rodada de investimento.
5. Ponto de equilíbrio (breakeven)
Também conhecido como breakeven, o ponto de equilíbrio é uma KPI que indica a paridade entre a receita e as despesas do seu negócio.
Isto é, você descobre se os ganhos cobrem os investimentos necessários para que houvesse vendas, garantindo que as próximas vendas gerarão lucro.
O cálculo do ponto de equilíbrio é a seguinte:
Ponto de equilíbrio = despesas fixas ÷ margem de contribuição.
Para ter sucesso ao procurar pelo breakeven, você deve acertar o cálculo da margem de contribuição. Felizmente, em um outro artigo, nós mostramos como calcular a margem de contribuição.
Portanto, caso ainda não saiba, fica o convite para essa leitura indispensável na hora de buscar o ponto de equilíbrio do seu negócio.
Por fim, vale destacar que o ponto de equilíbrio precisa ser uma meta para qualquer empresa, especialmente nos primeiros meses. É apenas ao ultrapassar este ponto que você realmente terá lucro.
Portanto, entender esta KPI e utilizá-la deve estar entre os primeiros passos dos novos gestores.
6. Capital de giro
O capital de giro é um indicador-chave de desempenho bastante conhecido. Nele, você encontra o montante necessário para garantir o desempenho do seu negócio no decorrer de um período financeiro.
Com esse capital em mãos, você pode usá-lo para evitar a interrupção do seu negócio ou ainda o descompromisso das obrigações em um ciclo financeiro, seja na hora de pagar fornecedores, de quitar salários e de outros tantos exemplos.
O cálculo do capital de giro é bastante simples e consiste em:
Capital de giro = ativos circulantes – passivos circulantes.
Os ativos circulantes são os bens e capitais que o seu negócio possui ou possuirá em um período. Por exemplo, aplicações, contas a receber, saldo do fluxo de caixa etc.
Já os passivos circulantes são as obrigações que a empresa deve cumprir em um intervalo específico, como empréstimos, contas a pagar e salários.
No caso das pequenas e médias empresas, o capital de giro deve ser uma KPI obrigatória por definir a capacidade da empresa nos primeiros meses, que costumam ter menos entradas e mais gastos.
7. Rentabilidade
A rentabilidade de uma empresa pode ser definida como um indicador-chave de desempenho. Aqui, calculamos o retorno obtido após o investimento em um serviço ou produto.
Além de entender se vale ou não a pena investir em novas possibilidades, entender a rentabilidade do próprio negócio justifica novos investimentos por parte de parceiros. Por exemplo, muitas agências de comunicação se juntam para aumentar o leque de serviços e, consequentemente, os lucros ao fim de cada mês.
Em comparação com outras KPIs, a rentabilidade é bastante fácil de ser calculada, bastando seguir a seguinte fórmula:
Rentabilidade = (lucro líquido ÷ valor investido) x 100.
Para ficar mais claro, o lucro líquido é o lucro descontado dos custos e despesas do seu negócio, enquanto o investimento pode ser definido como o valor aplicado no negócio para gerar o futuro lucro.
No fim, quanto maior o valor de rentabilidade mais vantajoso será o seu produto, serviço ou a empresa em si.
Inclusive, vale destacar que definir a rentabilidade como KPI ainda auxilia o seu negócio ao decidir investir, manter ou descontinuar uma oferta da sua empresa.
Quais são os melhores indicadores financeiros para pequenas e médias empresas?
A KPI é uma importante aliada das pequenas e médias empresas por aumentar a segurança e o acompanhamento financeiro do negócio. Felizmente, uma vez entendidas, elas podem ser implementadas no dia a dia do seu negócio.
E para entendê-las e usá-las a favor da gestão financeira do seu negócio, nada melhor do que ler, entender e aprender com exemplos práticos. Justamente por isso, nós, da Valoreasy, preparamos um ebook completo sobre indicadores financeiros.
No conteúdo, nós apresentamos 6 indicadores que você não deve deixar de utilizá-los, sendo eles:
- Custo de Aquisição de Cliente (CAC);
- Ponto de Equilíbrio;
- Markup;
- Margem de Contribuição;
- Retorno sobre Investimento (ROI);
- Ebitda e margem de lucro.
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