Já pensou em ter um serviço dedicado a cuidar das finanças do negócio? Saiba como implementar o bpo financeiro para aumentar o potencial de crescimento da sua empresa.
Os empreendedores precisam se desdobrar para dar conta de muitas e diferentes tarefas na correria do dia a dia. E como consequência, muitas vezes não conseguem dar a devida atenção ao setor financeiro da sua empresa.
Além da falta de tempo e da complexidade necessária para uma boa gestão financeira corporativa, muitas organizações ainda não podem contar com um setor financeiro bem estruturado.
No entanto, para atingir bons resultados, é necessário que a rotina do empresário esteja em sintonia com a estratégia e gestão financeira da organização.
Se você chegou nesse post é porque já pensou em contratar BPO Financeiro para seu negócio. Certo? Então, nesse artigo, vamos explicar tudo que você precisa saber para implementar o BPO Financeiro do zero na sua empresa. Continue lendo!
O que significa BPO financeiro?
BPO Financeiro é a terceirização da gestão financeira de empresas. A sigla BPO vem da expressão em inglês Business Process Outsourcing, que significa, terceirização de processos de negócios: uma tendência global de escalar áreas administrativas de outras empresas.
Em suma, através da contratação de um serviço BPO, o empresário tem mais agilidade e controle sobre a gestão financeira, além de ter uma visão mais ampla dos números da sua empresa e contar com uma equipe altamente especializada e dedicada aos processos financeiros do dia a dia do início ao fim.
Assim, o papel do empresário que contrata um BPO Financeiro para seu negócio está limitado a 2 ações principais: ele é responsável por delegar as tarefas rotineiras da área financeira e também por aprovar pagamentos. Apenas isso!
A empresa que opta por implementar e contar com um serviço profissional de BPO Financeiro reduz custos de contratação de pessoal e o empresário ainda ganha tempo livre para se dedicar à estratégia.
Além disso, ainda passa a contar com dados atualizados sobre as finanças para enxergar caminhos e soluções possíveis para a realidade do seu negócio e tomar as melhores decisões que vão levar a empresa ao crescimento.
FINANCEIRO
Quais são as principais atividades do BPO financeiro?
As principais atividades que o BPO financeiro desempenha na empresa que implementa esse serviço são:
- Gestão de contas a pagar: no BPO é realizado o controle dos vencimentos, assim como o agendamento de pagamentos, facilitando a gestão evitando pendências.
- Gestão de contas a receber: o controle a receber engloba desde a venda de produtos a contratos de prestação de serviço, por exemplo, ajudando na visualização do fluxo financeiros dos recebíveis.
- Conciliação bancária: acompanha todas as movimentações bancárias, identificando imediatamente as pendências.
- Faturamento e emissão de notas diversas: processo de faturamento de serviços prestados e vendas de produtos, desde registro das informações até o envio da nota fiscal para o cliente.
- Construção de fluxo de caixa: é criado um fluxo de caixa personalizado para ajudar o empresário na tomada de decisão e planejamento estratégico.
- Planejamento financeiro orçamentário: é gerado um planejamento detalhado que servirá como base para tomadas de decisões. Dessa forma, com base nas informações históricas, pode-se realizar a projeção de crescimento.
- Mentorias financeiras: profissionais capacitados e experientes podem sugerir novas abordagens para o empresário, com a intenção de gerar valor e educar para tomar decisões mais assertivas.
Por que implementar o BPO financeiro?
O Will Brandão, CEO da Valoreasy, tem um Canal no Youtube e falou sobre umas das maiores dúvida de donos e donas de pequenas e médias empresas: “contratar ou terceirizar a gestão financeira da empresa?” + CLIQUE AQUI E ASSISTA O VÍDEO “Financeiro da Empresa: contratar ou terceirizar?”
Agora, logo abaixo descrevemos os benefícios que PME’s podem obter ao implementar o BPO Financeiro.
Redução de custos
Por se tratar de um serviço o custo se torna relativamente menor se comparado com o que a empresa gasta contratando uma equipe própria.
Além disso, no caso de empresas que não possuem profissionais internos, também custará mais que o empresário gaste seu tempo gerenciando essas atividades, por muitas vezes burocráticas e complexas.
Dessa maneira, você pode se concentrar nas competências essenciais, escalando tarefas repetitivas e administrativas a um custo menor.
Automatização de processos
Você não precisa gastar com ferramentas para ter acesso aos mais variados relatórios. Pois a própria terceirizada é responsável por cuidar disso, com importações automáticas de extratos bancários, envio automático de relatórios gerenciais e comunicação com outros softwares.
Alta eficiência
Quando especialistas trabalham com as tecnologias mais recentes, os processos são otimizados, gerando mais eficiência nas operações. E sabemos que um processo eficiente gera economia para a empresa.
Assim, terceirizando o setor financeiro, o prestador do serviço pode aperfeiçoar os processos para obter os resultados mais precisos e trazer as respostas mais rapidamente.
Gestão mais eficaz
Além de realizar operações comuns às finanças da sua organização, o BPO também pode abranger toda a gestão de documentos relacionados a contas a pagar e receber, por exemplo.
Assim, com informações documentadas e organizadas, o empresário evita a dor de cabeça como extravios de comprovantes e documentos que podem acabar gerando prejuízos.
Melhoria contínua na gestão financeira
O empreendedor poderá contar com relatórios atualizados sobre como estão as rotinas financeiras da empresa. Dessa maneira, a equipe pode apresentar insights que otimizem a gestão financeira e ampliem o desempenho.
Mais confiança e segurança financeira
É muito importante para um gestor a tranquilidade de poder contar com posicionamentos confiáveis e seguros, especialmente, diante de sócios e investidores.
Dessa maneira, o serviço de BPO traz essa segurança da informação, respaldada por profissionais qualificados na gerência das atividades financeiras.
Aumento da produtividade em outros departamentos
Outro ponto a se considerar é que, esse serviço apoia outros setores da organização a serem mais produtivos.
Pois as demandas do departamento financeiro e de outros setores são tratadas de forma mais rápida e estratégica, focando na eficiência e assim, atenuando os riscos de erros em tarefas mais burocráticas, além de ajudar na tomada de decisão e nos direcionamentos das outras áreas da empresa.
Interface com a contabilidade
A relação entre a empresa e a contabilidade engloba uma série de obrigações rotineiras para ambos. Assim, as demandas são constantemente enviadas à contabilidade para que os procedimentos fiscais e contábeis sejam executados.
Neste contexto, diversas tarefas podem acabar sendo negligenciadas, resultando em desgastes desnecessários e até mesmo multas. Por isso, implementar um BPO Financeiro que cuide da integração com a contabilidade permite eliminar esses gargalos.
Passo a passo de como implementar o BPO Financeiro
1. Mapeamento da empresa
O primeiro passo para implementar o BPO Financeiro é especificar os objetivos e o perfil do negócio. A partir disso, será mais fácil analisar quais soluções são mais adequadas às suas necessidades.
Uma dica valiosa é identificar e relacionar as rotinas internas não conectadas à atividade final. Pois, são essas atividades que podem ser transferidas sem risco de prejuízos à sua empresa.
2. Detecção dos processos terceirizáveis
Aqui o objetivo é levantar o máximo de informações de atividades e processos que possam ser terceirizados. Dessa forma, o serviço de BPO estará completo e integrado, dando mais tempo para a equipe se concentrar em outras funções com mais tranquilidade.
3. Busca, seleção e contratação de empresa especializada
Nessa etapa do processo, não existe mais dúvidas de que a empresa está decidida a terceirizar o setor financeiro. Assim sendo, está na hora de escolher e contratar uma empresa parceira.
Como? Você pode começar com indicações de terceiros. Logo após fazer uma pesquisa na internet, solicite o feedback de outros clientes e confirme se a empresa tem experiência em atender clientes no mesmo segmento que o seu.
4. Descrição dos níveis de serviço esperados
Ter clareza ao contratar qualquer serviço é fundamental, você concorda? Isso exemplifica a importância do Service Level Agreement (SLA) que significa Acordo de Nível de Serviço, em português.
O SLA é o contrato que rege todas as relações entre empresa contratante da terceirizada que prestará o serviço do BPO. Portanto, esta é uma etapa para ser feita com calma. Por exemplo, você pode elaborar um documento que inclua questões como indicadores, objetivos e normas de trabalho.
5. Comunicar os colaboradores sobre o novo modelo
Assim que a decisão for tomada, é importante que todos os envolvidos sejam comunicados. Primeiramente, considere falar a respeito dos objetivos e benefícios e das mudanças na rotina das equipes.
Também avalie criar canais de comunicação com respostas rápidas para esclarecer eventuais dúvidas e neutralizar qualquer possibilidade de resistência, detalhes assim, fazem toda a diferença durante a implementação.
6. Reunião de expectativas e integração
A equipe já foi comunicada e engajada? Perfeito! Agora é a hora dos ajustes finais.
Para isso, reúna o seu Financeiro e a empresa prestadora do serviço BPO para alinhar as expectativas, as responsabilidades e a agenda de trabalho. Portanto, esse é o momento de integrar as equipes e deixar todos na mesma página.
7. Disponibilizar acesso aos serviços bancários
Pois bem, agora que uma terceirizada já está à frente dos processos financeiros, é fundamental permitir o acesso dos programas aos serviços bancários e outros que exijam autorização de acesso.
Dessa maneira, o banco deverá ser notificado para criar um acesso administrativo para os gestores darem pagamentos, identificarem depósitos, entre outras atividades.
8. Definir indicadores de desempenho
Por fim, o último passo é definir indicadores de desempenho, para acompanhar o crescimento da organização. O BPO financeiro não é uma terceirização qualquer.
Pois o financeiro é uma parte estratégica para o desenvolvimento do seu negócio e se algo não estiver indo com o esperando os indicadores irão mostrar. Dessa maneira, a organização pode criar ações para reverter a situação antes que ela se transforme em uma bola de neve.
Entenda como implementar um BPO Financeiro com tranquilidade no seu negócio
Conheça o nosso Simulador CLT e BPO Financeiro que faz um comparativo entre contratar internamente ou terceirizar os processos financeiros do seu negócio para que você entenda o que é mais vantajoso para sua empresa.
Agora que você já sabe como implementar o BPO Financeiro na sua empresa, conte com a Valoreasy, para te ajudar a impulsionar seu negócio.
